Politique de confidentialité et d'utilisation des cookies

Politique de confidentialité

Conscient de l’importance d’assurer la confidentialité des Données, la société Docoon (ci-après « Docoon ») prend des engagements forts vis-à-vis de la protection des données à caractère personnel et pour le respect de la réglementation et notamment du Règlement Général sur la protection des Données 2016/679 (« RGPD ») et de la loi Informatique et Libertés n°78-17 modifiée.

Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après « Politique de Confidentialité » ou « Politique ») a pour objet de vous expliquer comment Docoon collecte, traite et protège vos Données personnelles.

La présente Politique de Confidentialité pourra évoluer en fonction du contexte légal et réglementaire et de la doctrine de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (« CNIL », www.cnil.fr), en France.

Qui sommes-nous ?

Docoon, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 338 698 384  dont le siège social est sis 81, rue Réaumur 75002 Paris, est une société spécialisée dans la dématérialisation documentaire (facture, contrat, bulletin de paie) et le transport électronique (émission et réception) de messages fax, email, SMS, vocaux et courrier.

Docoon est responsable des traitements mis en œuvre par le site internet docoon.com (ci-après le « Site »).

Quelles données traitons-nous ?

Lors de l’utilisation du Site, certaines données à caractère personnel (les « Données ») concernant l’utilisateur (l’ « Utilisateur) pourront être collectées. Docoon veille à ne collecter et ne traiter que des Données strictement nécessaires eu égard aux objectifs poursuivis tels que détaillés ci-après.

Les données à caractère personnel sont toutes les informations qui permettent de vous identifier en tant que personne physique ou de vous reconnaître, directement ou indirectement. Il s’agit, par exemple : d’un nom, prénom, date de naissance, sexe, adresse postale, adresse email, adresse IP d’un ordinateur, historique de navigation, historique d’achats, numéro de téléphone, numéro de carte de paiement, photo, vidéos, commentaire indiquant vos coordonnées, identifiant et mot de passe personnels et confidentiels… etc.

Les Données collectées sont les Données que vous nous communiquez lorsque vous utilisez le Site notamment lorsque vous nous contactez. Il s’agit de vos données d’identification, de contact, de navigation, données de connexion.

Pour quelles raisons traitons nous les données ?

Les traitements de Données mis en œuvre par Docoon par l’intermédiaire du Site répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Les données sont traitées principalement pour les finalités suivantes :

• Répondre à vos demandes de contact et de démonstration ;
• Répondre à vos demandes de support et à vos interrogations ;
• Héberger vos données ;
• Améliorer nos services et les fonctionnalités ;
• Garantir l’exercice de vos droits prévu par le RGPD ;
• Mesurer l’audience du Site ;
• La gestion de votre Compte personnel permettant de vous identifier et d’accéder aux services, et plateformes gérés par Docoon ;
• Communiquer des offres concernant nos services.
• Le fonctionnement du site internet, par l’intermédiaire de cookies et autres traceurs

Le traitement de vos Données est fondé sur (i) l’intérêt légitime de Docoon à répondre toute demande émanant de vous et d’offrir des services de qualité (ii) sur les conditions générales d’utilisation pour la fourniture du service (iii) votre consentement.

Avec qui pouvons-nous partager vos données ?

Docoon ne communique les Données qu’à des destinataires habilités et déterminés. Ces destinataires sont notamment les suivants :

• les services internes de Docoon en charge de ces traitements ;
• les prestataires techniques de Doccon ;
• les sociétés membre du groupe Docoon.

Dans certains cas prévus par la loi, vos Données pourront être transmises à des tiers habilités légalement à y accéder sur requête spécifique : autorité judiciaire, autorité administrative, etc.

Vos Données peuvent être transférées hors de l’Union Européenne, au sein du Groupe Docoon et des prestataires habilités. Si vous souhaitez en savoir plus sur les garanties appropriées mises en place à ce titre, contactez-nous !

Combien de temps pouvons-nous conserver vos données ?

 Docoon ne conserve vos Données que pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur, notamment en fonction des prescriptions légales applicables.

Par exemple :

• Docoon conserve vos données relatives à vos demandes d’exercice de droits prévu par le RGPD le temps du traitement de la demande augmenté d’un an et de six ans pour le droit d’opposition en application en application des délais de prescription.
• Docoon conserve vos données relatives à une demande le temps de traiter la demande augmenté de la prescription légale applicable.

Quels sont vos droits sur vos données ?

 Vous avez, à tout moment et dans les limites de la Règlementation, le droit de demander à Docoon l’accès à vos données, la rectification ou l’effacement de celles-ci, le droit à la limitation de leur traitement, le droit de s’opposer à ce traitement ainsi que le droit de demander la portabilité des Données. Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous disposez du droit de le retirer à tout moment. Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données après votre mort.

Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez-vous adresser à dpo@docoon.com. En cas de doute sur votre identité, nous pourrons vous demander un justificatif d’identité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés).

Comment utilisons-nous les cookies ?

Lorsque vous naviguez sur le Site, des cookies peuvent être installés sur votre terminal par Docoon. Les cookies sont de petits fichiers stockés temporairement sur le disque dur de votre ordinateur.

Vous êtes informé dès votre connexion sur le Site du dépôt de ces cookies via un « bandeau cookies ».

Les cookies strictement techniques sont nécessaires au fonctionnement du Site, ils sont toujours déposés et ne nécessitent pas votre consentement.

Les autres cookies ne sont déposés sur votre terminal que si vous y avez consenti. Il s’agit des cookies de mesures d’audience (analytics) permettant de mesurer l’audience des services proposés sur le Site et ainsi améliorer la qualité du Site. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement. Si vous souhaitez modifier ou retirer votre consentement, ou obtenir plus d’informations, cliquez sur le bouton « Gestion des cookies » en bas à gauche de votre écran.

Les cookies ont une durée de vie de 13 mois et les cookies permettant de retenir votre consentement sont conservés 6 mois. Les données à caractère personnel collectées à partir des cookies sont conservées au maximum 25 mois.

Les données collectées à partir des cookies sont traitées conformément à la Réglementation.