Dématérialisation RH
Docoon développe ses solutions RH 100% conformes, afin d’automatiser la transmission des bulletins de paie vers l’espace personnel sécurisé de chaque collaborateur.
Le service paie & RH gagne en efficacité, fluidité et sécurité. Nous vous proposons de découvrir également notre logiciel de signature électronique.
Présentation
Depuis 2016 et la loi El Khomri, l’État français encourage les entreprises à dématérialiser leurs processus RH, à travers la dématérialisation des bulletins de paie.
En effet, la version électronique du processus de distribution des bulletins de paie supprime la totalité des tâches manuelles, l’archivage est garanti et sécurisé et la distribution vers les salariés quasiment immédiate.
L’entreprise utilisatrice bénéficie d’un ROI immédiat rapide et valorise son l’image moderne à travers sa politique RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) grâce à la limitation des impressions et à un impact environnemental réduit.
Caractéristiques
Fonctionnalités
La dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages par rapport à la diffusion papier et courrier, à la fois pour l’entreprise émettrice et pour le salarié destinataire :
- Transmission des bulletins de paie en quelques clics, simplicité d’envoi des bulletins via Imprimante virtuelle ou agent de dépose
- Téléversement automatique dans le coffre-fort du salarié
- Horodatage et signature RGS** des bulletins de paie électroniques : intégrité, valeur probatoire, conformité juridique
- Notification de l’envoi du bulletin au salarié par email sécurisé (preuve d’envoi et historisation des remises)
- Traitement et hébergement 100 % sur des plateformes certifiées en France ISO 9001 & 27001
- Archivage électronique 10 ans inclus conforme à la norme Z42-013 et certifié NF 461
- Import du référentiel salarié existant, gestion des destinataires en toute autonomie (ajout ou suppression)
- Traçabilité et Contrôle de réception des bulletins émis en électronique et postal (si mode éditique)
- Tableau de bord et suivi
- Conformité RGPD
Bénéfices
-
Gain financier direct et mesurable
sur les consommables (papier, encre, enveloppes), mise sous pli, frais postaux puis de classement et d’archivage papier -
Accessibilité 24/7
Hébergement des documents en espace cloud sécurisé, accessibles 24/7 pendant la durée légale, partage facilité avec des tiers pour les salariés -
Valorisation de l’image de l’entreprise à travers sa politique RSE
(Responsabilité Sociétale des Entreprises) grâce à la limitation des impressions et à un impact environnemental réduit
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Solution 100 % conforme à la Loi Travail & Garantie Juridique
Assurance d’être en conformité en respectant les contraintes légales et juridiques, et anticipation des évolutions légales -
Compléments d’offres
Editique (pour gérer les bulletins au format papier), Facturation électronique, Signature électronique -
Pérennité de conservation (50 ans)
Elimination des risques de pertes et de destructions des originaux
Bénéficiez de
l’accompagnement
de
nos experts
Précisions, documentations, fonctionnalités, tarifs, …
Découvrez notre
documentation API
Prête à l’emploi et conçue pour la performance et l’évolutivité, notre API est compatible avec des langages de programmation courants : API au protocole SOAP / REST / GraphQL.
Testez sans attendre
les services Docoon
Recevez en quelques clics et sans engagement votre compte de TEST afin de pouvoir tester et évaluer nos solutions.
présentation
Pourquoi Docoon ?
Une seule API, un seul point d’accès pour accéder à tous nos services de digitalisation et de dématérialisation et agréger de la valeur à vos solutions, vos logiciels ou vos services
Modes d’accès
Utilisation via API, portail Saas, automate Windows, et environnement de test disponible pour intégrer et simuler nos solutions
Support clients
Disponible 24/7, une équipe d’experts et de chefs de projet pour vous accompagner dans l’intégration et le déploiement de nos services
Documentation
Notre API bénéficie d’une documentation en ligne que nos équipes font évoluer régulièrement et d’une compatibilité avec les langages de programmation les plus courants (PHP, Java, ASP, C++, Rubi, WINDEV, etc.)
Qualité de service
Avec nos SLA, PQS, GTR, PRA répondant aux applications les plus exigeantes, notre infrastructure est monitorée en continu. Elle est redondante et d’une disponibilité supérieure à 99,9%
Expertise
L’expertise règlementaire Docoon
La version électronique du bulletin de paie encouragée mais non obligatoire :
Elle naît en 2009, mais c’est véritablement depuis 2016 que l’État français encourage les entreprises à dématérialiser leurs processus RH, à travers notamment la dématérialisation des bulletins de paie. Découvrez également PDP facture électronique.
Loi 2009-526 (12 mai 2009) : Naissance du bulletin de paie dématérialisé. L’accord préalable du salarié est obligatoire.
Loi n°2016-1088 (8 Aout 2016) – Décret 16 décembre 2016
Loi El Khomri : Dans le cadre de cette loi de travail, l’employeur peut mettre en place une solution de fiche de paie dématérialisée sans l’accord préalable des salariés.
Celui-ci conserve cependant un droit d’opposition qui maintient le droit de recevoir son bulletin de paie au format papier.
L’employeur doit assurer l’intégralité du bulletin et sa conservation pour l’entreprise sur une durée minimale de cinq ans.
Mise en œuvre de modalités et de garanties strictes :
Le bulletin de paie dématérialisé, comprend les mêmes informations et a la même valeur qu’une version papier à la condition du respect des modalités ci-dessous :
- Mentions obligatoires identiques au bulletin version papier.
- Diffusion par l’entreprise vers un coffre-fort numérique salarié.
Garantie de l’accessibilité au salarié pour une durée de 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié. - Fin du versement depuis 2019 des bulletins de paie par l’employeur dans le CPA du salarié (remplacé par les CPF, C2P et CEC).
- La signature par l’entreprise des bulletins de paie permettant la garantie de l’intégrité de l’émetteur est recommandée (non obligatoire).
