La facture électronique est née au début des années 1990. Très peu utilisée à cette époque, le développement planétaire d’Internet et l’accès au haut débit a changé la donne, et elle est aujourd’hui de plus en plus plébiscitée par les entreprises. Pourquoi ? La dématérialisation des factures allège la charge administrative et permet aux entreprises de réaliser des gains de productivité. Le législateur a donc décidé d’imposer progressivement la facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA, à compter du 1er juillet 2024 *. Dans le cadre de cette réforme, plusieurs formats de facture seront acceptés, dont Factur-X, un format au nom un peu barbare, mais qui présente de nombreux avantages. On vous dit tout sur ce format, particulièrement bien adapté aux TPE/PME.
Factur-X : de quoi parle-t-on ?
Le format Factur-X est un format de facture électronique utilisé par un nombre croissant d’entreprises. C’est un standard franco-allemand « mixte « ou « hybride » qui répond à la norme sémantique européenne EN16931. Concrètement, cela consiste à recevoir une facture incluant 2 formats en un seul document :
- Un fichier au format PDF/A-3 lisible classiquement par l’utilisateur qui peut ainsi contrôler l’exactitude des informations
- Un ensemble de données structurées au format XML qui permet d’automatiser le traitement de la facture. C’est grâce à la partie structurée qu’une entreprise peut intégrer automatiquement la facture dans son propre système de gestion, un ERP par exemple, ou dans son logiciel de comptabilité.
Rappelons qu’il existe 3 types de factures électroniques :
- Les factures au « format non structuré », comme le PDF ou le JPEG. Ces formats n’auront plus aucune valeur à l’entrée en application de la réforme de la facture électronique
- Les factures au « format structuré », composées uniquement de données structurées qui satisfont aux exigences de l’EDI (échange de données informatisé) et de l’administration fiscale
- Les factures au « format hybride » comme la Factur-X, qui comportent des informations lisibles par l’humain, et des données structurées lues et comprises par une machine
La Factur-X répond à la norme européenne sémantique EN16931
L’abondance des modèles de facture électronique en Europe et l’absence d’interopérabilité se traduisent par une complexité extrême, une insécurité juridique et des coûts de fonctionnement importants pour les entreprises qui utilisent des factures électroniques dans plusieurs États membres de l’UE. Ce constat a conduit les organismes de normalisation européens à proposer un modèle sémantique de données pour tous les éléments dits « essentiels » à une facture électronique européenne standardisée : c’est la norme EN16931.
Cette norme permet de structurer les données et ainsi d’avoir un même format pour tous les États de l’Union européenne. C’est un précieux temps de gagné, car il n’y a plus besoin de reprendre les documents et de remettre les données sous le « bon » format ! Neutre en matière de technologie, afin d’éviter une concurrence déloyale, compatible avec les normes internationales en matière de facture électronique, la norme EN16931 permet également d’éviter les entorses à la loi pour tous les fournisseurs étrangers.
Or, les données structurées de la Factur–X répondent parfaitement à la norme européenne sémantique EN16931. Le fichier XML de la Factur-X comporte toutes les informations demandées par cette norme. Elles sont structurées selon un modèle qui contient plus de 165 champs de données possibles, des calculs complexes, et de nombreuses règles métiers conformes aux réglementations fiscales européennes.
La Factur-X : de nombreux avantages
La Factur-X, comme la facture au « format structuré », est fortement conseillée par le législateur, car elle permet aux entreprises un traitement automatisé des factures. Les avantages sont nombreux :
- Une réduction des coûts administratifs grâce à la disparition du format papier
- Du temps gagné sur des tâches chronophages qui laisse la possibilité au DAF/équipe comptable de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée
- Une réduction des délais de paiement
- Une réduction des litiges souvent dus à des erreurs de saisie manuelle
- La sécurisation des informations
Le format Factur-X est accessible à toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles, et présente l’avantage de conserver le format PDF avec lequel les collaborateurs d’une entreprise ont l’habitude de travailler.
La Factur-X est destinée à toutes les entreprises désireuses d’automatiser leur processus. Néanmoins, toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins pour gérer les factures de leurs fournisseurs. Les plus grandes ont des besoins « métiers » spécifiques, avec des informations fournies, dont n’ont pas besoin de plus petites entreprises. C’est pourquoi le format Factur-X propose 5 grands profils de données XML qui correspondent à des attentes différentes :
- Profil Minimum : équivalent aux données de base exigées par la plateforme Chorus Pro pour les factures émises à destination du secteur public
- Profil BASIC WL: « Sans ligne », ne contient que l’entête et le pied de la facture couramment utilisés par les acheteurs
- Profil Basic : profil BASIC avec le détail des lignes de facture
- Profil EN16931: intégralité des données prévues dans la norme sémantique européenne EN16931
- Profil EXTENDED: profil EN16931 avec des données supplémentaires (en cours de rédaction)
Ces 5 profils permettent ainsi aux entreprises de choisir celui qui correspond le mieux à leurs besoins. Cette distinction de profil est la plus profitable aux TPE et PME, qui peuvent accéder à ce format de facture électronique européenne standardisée, sans changer leur processus de travail, ni investir dans de nouveaux logiciels, qui permettraient par exemple de lire le profil EN16931.
Docoon se positionne comme une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée et certifiée par l’État. Nous sommes capables de traiter tous vos flux de facturation, et ce quel que soit le format de facture électronique choisi, ce qui comprend le format Factur-X. Pour nous joindre.
(*) La DGFiP (Direction générale des Finances publiques) a annoncé dans un communiqué de presse le 28 juillet 2023 le report sine die de la date de mise en œuvre de la réforme. Cette date sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
