Dans le monde des affaires, les processus Order-to-Cash (O2C) et Purchase-to-Pay (P2P) jouent un rôle crucial dans la gestion des flux financiers et opérationnels. Bien qu’ils soient souvent confondus, ces 2 cycles couvrent des aspects distincts de la chaîne de valeur d’une entreprise. Dans cet article, nous revenons sur les enjeux de ces 2 concepts et l’intérêt de dématérialiser et d’automatiser ces 2 process.
Order-to-Cash : de quoi parle-t-on ?
L’Order-to-Cash, ou O2C, désigne l’ensemble des étapes qui permettent à une entreprise de convertir une commande client en revenus encaissés. Ce processus est essentiel pour assurer un flux de trésorerie sain et une expérience client fluide.
- La commande du client
Il s’agit de l’action par laquelle le client exprime son désir d’acquérir un produit ou un service. Cette étape marque le début du processus d’achat. - L’acceptation de la commande et sa mise en œuvre
Une fois la commande reçue, l’entreprise se met immédiatement en action. Cela peut impliquer la préparation de la marchandise ou la planification d’un rendez-vous, comme une réunion de lancement (Kick-off) dans le cadre d’une prestation de service. - La livraison de la commande ou l’exécution de la prestation
Pour un produit, la commande est emballée et expédiée à l’adresse indiquée par le client. Dans le cadre d’une prestation de service, cela consiste à fournir les livrables (par exemple, un rapport) ou à accomplir une tâche spécifique. - L’émission et l’envoi de la facture
Après l’envoi de la marchandise ou la livraison du service, le service comptabilité prépare la facture. Elle inclut le montant, la date d’émission, la description du service ou du produit, ainsi que les modalités de paiement. Plus tôt, la facture est envoyée, plus rapidement elle sera traitée par le client. - L’enregistrement comptable des paiements
Lorsque le client effectue un paiement, le service comptable vérifie que le règlement correspond bien à la facture émise. La créance est ensuite inscrite dans le registre comptable.
Checklist
Cycle vente
(O2C Order To Cash)
La check list du comptable en 5 étapes
Un process Order-to-Cash fuide, pourquoi est-ce important ?
Un O2C efficace garantit non seulement une trésorerie stable, mais aussi une satisfaction accrue des clients grâce à des délais respectés et une gestion transparente des commandes.
L’amélioration du processus O2C permet à l’entreprise de gagner un temps précieux. Les équipes comptables peuvent se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
En réduisant le cycle client, vous bénéficiez non seulement d’une meilleure gestion de la trésorerie, mais vous contribuez également à renforcer la satisfaction de vos clients et partenaires.
L’objectif majeur de l’Order-to-Cash est d’offrir une expérience client irréprochable, afin de minimiser les litiges et d’augmenter le taux de satisfaction et de fidélisation.
Purchase-to-Pay : quelle différence ?
Le Purchase-to-Pay, ou P2P, couvre l’ensemble du cycle d’approvisionnement d’une entreprise, depuis l’identification d’un besoin jusqu’au paiement des fournisseurs.
- L’identification du besoin
À l’inverse du processus Order-to-Cash, qui commence par la réception de la commande, le Purchase-to-Pay débute en amont du cycle d’achat, au moment où le besoin est identifié par l’entreprise. Pourquoi cette acquisition est-elle nécessaire ? Quel volume de produits ou services est requis ? Pourquoi est-il essentiel que mon entreprise fasse appel à un audit ? À qui dois-je m’adresser pour répondre à ce besoin ?
Cette phase permet de clarifier le besoin en matière de produits, services ou prestations intellectuelles, de déterminer les fournisseurs ou prestataires capables d’y répondre, et d’établir un budget estimatif pour l’achat.
- La création d’un ordre d’achat Une fois le besoin identifié, le collaborateur chargé du projet le communique au département des achats, qui émet une demande d’achat. Cette demande est ensuite validée par l’équipe comptable afin de s’assurer que la dépense envisagée est raisonnable et conforme au budget prévisionnel. Si tout est conforme, l’équipe comptable génère un bon de commande, qui est envoyé au fournisseur ou prestataire.
- L’approbation de l’ordre d’achat
Un processus de négociation s’engage entre l’entreprise et le fournisseur ou prestataire pour finaliser le bon de commande, en s’assurant que toutes les conditions demandées sont bien prises en compte. Ces échanges doivent aboutir à un bon de commande qui satisfasse les 2 parties. - La réception de la facture
Une fois les produits reçus ou le service réalisé, le fournisseur ou prestataire envoie sa facture au service comptable de l’entreprise cliente. Le processus de paiement peut alors commencer. - Le traitement comptable du paiement
Qu’il soit manuel ou automatisé, le paiement doit être effectué dans les délais spécifiés sur la facture (30, 45 ou 60 jours). Le service comptable doit disposer des informations bancaires nécessaires pour effectuer le virement (la méthode la plus courante) ou d’une adresse pour l’envoi d’un chèque. En cas de retard, des pénalités de paiement peuvent être appliquées.
Un process Purchase-to-Pay maîtrisé, pourquoi est-ce important ?
Un système P2P bien géré permet non seulement de réduire les coûts administratifs, mais aussi d’améliorer la visibilité sur les dépenses et de renforcer les relations avec les fournisseurs.
Le P2P cherche à optimiser le processus d’achat, bénéficiant ainsi à une organisation grâce à de meilleurs contrôles financiers et à une meilleure efficacité. Ce système rationalisé et intégré permet d’économiser de l’argent et de réduire les risques.
Pour les entreprises dépendantes d’approvisionnements fréquents, avec un nombre de fournisseurs important, un process P2P cadré, structuré et maîtrisé lui permet d’entretenir une vraie relation de confiance avec ses fournisseurs.
Un système dans lequel les étapes d’une commande d’approvisionnement sont claires et lisibles garantit au service suply chain une réception de l’ensemble des livraisons dans les meilleurs délais aux meilleures conditions.
Checklist
Cycle achat
(P2P Purchase To Pay)
La check list du comptable en 4 étapes
Pourquoi utiliser une plateforme de dématérialisation pour O2C et P2P ?
La transformation numérique a révolutionné la manière dont les entreprises gèrent leurs processus financiers et opérationnels. Une plateforme de dématérialisation offre des avantages significatifs pour intégrer et optimiser à la fois le cycle O2C et le cycle P2P et qui sont :
Automatisation et réduction des erreurs :
- Order-to-Cash : les plateformes automatisent des tâches répétitives comme la gestion des commandes, la facturation, et le suivi des paiements, réduisant ainsi les erreurs humaines telles que les montants incorrects ou les adresses erronées. Cela garantit une précision accrue dans tout le cycle.
- Procure-to-Pay : l’automatisation permet de rapprocher automatiquement les factures des bons de commande et des réceptions, éliminant les erreurs de saisie manuelle et facilitant la validation rapide des paiements.
Accélération des flux financiers :
- O2C : en optimisant le traitement des commandes et en réduisant les délais d’encaissement, ces plateformes accélèrent la conversion des créances clients en liquidités. Cela améliore la gestion de trésorerie et réduit la dépendance à des financements externes.
- P2P : les délais de traitement des factures fournisseurs passent de plusieurs semaines à quelques jours grâce à la dématérialisation, permettant un paiement plus rapide et une meilleure relation avec les fournisseurs.
Visibilité et contrôle en temps réel :
- Une plateforme centralisée offre une vue d’ensemble sur l’état des commandes clients (Order-to-Cash) et des dépenses fournisseurs (Procure-to-Pay), favorisant une meilleure prise de décision grâce à des données actualisées en temps réel.
Réduction des coûts opérationnels :
- Les coûts liés au traitement manuel (papier, impression, stockage) sont drastiquement réduits.
Amélioration de l’expérience client et fournisseur :
- Les clients bénéficient d’une meilleure transparence grâce à des portails, où ils peuvent suivre leurs commandes, gérer leurs paiements ou résoudre rapidement leurs litiges.
- Les fournisseurs apprécient la fiabilité accrue dans le traitement des commandes et paiements, renforçant ainsi leur confiance dans l’entreprise et favorisant des relations commerciales durables.
Conformité réglementaire simplifiée :
- Avec l’obligation prochaine d’utiliser la facturation électronique dans le cadre d’une grande réforme, ces plateformes garantissent que les processus respectent les normes légales en vigueur.
- Les partenaires, clients et fournisseurs, attendent d’une entreprise qu’elle soit en conformité avec la nouvelle réglementation. Ne pas se mettre en règle avec la législation exposera les entreprises à des pénalités financières, sans compter la mauvaise image diffusée auprès des partenaires qui eux auront mis en place un traitement dématérialisé de leurs flux financiers …
En résumé, bien que distincts dans leurs objectifs, les cycles Order-to-Cash et Procure-to-Pay se rejoignent dans leur importance stratégique pour garantir la fluidité financière et opérationnelle d’une entreprise. En investissant dans une plateforme de dématérialisation adaptée, vous pouvez non seulement améliorer vos performances internes, mais aussi renforcer vos relations avec vos partenaires commerciaux, tout en restant conforme aux exigences réglementaires modernes.
Avec une plateforme d’automatisation comme celle de Docoon qui développe une offre « experte » de facturation électronique en se positionnant comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), immatriculée et certifiée par l’État, gagner un temps précieux, sécuriser vos flux financiers et gagner en visibilité !
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