Quelle solution de signature électronique choisir ?

À l’heure où un nombre croissant d’entreprises utilisent des outils de dématérialisation pour gagner en productivité et réduire leurs coûts, la signature électronique se positionne comme un outil incontournable. En général, c’est le Directeur des Systèmes d’Information (DSI), en concertation avec le DAF (Directeur Administratif et Financier) qui pilote le projet au sein de l’entreprise. Cependant, choisir la solution adéquate peut s’avérer complexe, face à une offre pléthorique et à des besoins très divers. Vous êtes DSI/DAF, et vous aspirez à une intégration fluide et conforme, capable de répondre à vos enjeux spécifiques, tout en évitant les écueils juridiques souvent soulignés par la jurisprudence ? Cet article vous guide à travers les critères essentiels pour choisir votre solution de signature électronique et trouver le prestataire qualifié. Plongez dans la suite pour une décision éclairée

1. Signature électronique : les critères pour faire le bon choix

Quand il s’agit de choisir une solution de signature numérique, le DSI doit prendre en compte plusieurs critères essentiels pour s’assurer que la solution sélectionnée répondra aux besoins spécifiques de son entreprise tout en s’intégrant harmonieusement à l’écosystème technologique existant. Voici les points clés à considérer :

• Conformité et légalité : La solution digitale doit répondre aux exigences légales des zones géographiques où l’entreprise opère. Ceci inclut la conformité avec les réglementations telles que le Règlement eIDAS ¹ en Europe, l’ESIGN Act aux États-Unis, ou encore la loi Élan en France
• Sécurité : Le niveau de sécurité offert par la solution est primordial. Cela comprend l’authentification des signataires, le chiffrement des documents, et la création d’un journal d’audit détaillé pour chaque transaction
• Intégration : La facilité d’intégration avec les systèmes et applications existants est cruciale. Une bonne solution de signature électronique doit pouvoir s’intégrer sans heurts à votre ERP, CRM, et autres systèmes de gestion documentaire
• Expérience utilisateur : L’expérience offerte aux utilisateurs, tant internes qu’externes, doit être fluide et intuitive. Cela comprend la facilité de mise en œuvre des processus de signature, la compatibilité avec différents appareils (smartphones, tablettes, ordinateurs), et une interface utilisateur claire
• Évolutivité : La solution doit pouvoir s’adapter à la croissance de votre entreprise. Cela signifie qu’elle doit être capable de gérer un volume croissant de transactions et de s’adapter à de nouveaux besoins fonctionnels
• Coût : Enfin, le coût de la solution est un facteur non négligeable. Il est important de considérer non seulement le coût initial, mais aussi les coûts opérationnels à long terme, y compris les frais de maintenance et de mise à jour

2. Choisir la solution Docoon.sign

Choisir Docoon.sign, la solution de signature sous forme électronique développée par le groupe Docoon, présente plusieurs avantages significatifs pour toute entreprise cherchant à numériser ses processus de signature de manière efficace et sécurisée. Voici les caractéristiques de l’offre Docoon.sign :

• Une solution 100% « Made in France». Traitement et hébergement 100 % sur des plateformes certifiées en France ISO 9001 & 27001. Faites le choix d’une entreprise offrant des services de qualité 100% français

• Conformité garantie : Docoon.sign est conçue pour respecter scrupuleusement les normes légales et réglementaires en vigueur dans diverses juridictions, y compris le Règlement eIDAS en Europe. Cette conformité assure que toutes les signatures électroniques réalisées via Docoon.sign sont légalement reconnues. En outre, Docoon.sign intègre un archivage électronique certifié par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information)

Point très important : Docoon.sign fournit une signature eiDAS qualifiée, soit le plus haut niveau de conformité et sécurité du marché pour votre entreprise. Par conséquent, vous bénéficiez d’un service de signature qualifiée avec un certificat de signature électronique à l’appui

Le processus d’émission du certificat électronique utilisé pour effectuer la signature dématérialisée n’est possible qu’une fois l’identité de son propriétaire vérifiée en face-à-face par un opérateur habilité. Votre document signé par un tiers de confiance est présumé fiable et vous disposez d’un faisceau de preuves permettant de justifier de l’identité du signataire.

• Sécurité optimale : La sécurité est au cœur de Docoon.sign, offrant un cryptage robuste des documents et une authentification forte des signataires. Chaque signature est accompagnée d’un journal d’audit détaillé, garantissant non seulement la traçabilité des actions, mais aussi une protection contre les tentatives de fraude ou de modification non autorisée

Les documents signés électroniquement avec Docoon.sign bénéficient d’un horodatage basé sur un certificat eiDAS Qualifié. Concrètement, l’horodatage électronique consiste à apposer une heure ou une date de référence infalsifiable sur votre facture électronique. Votre document est considéré comme conforme et non-modifiable 

• Intégration fluide : Docoon.sign est conçue pour s’intégrer aisément avec une large gamme de systèmes d’information et applications d’entreprise (ERP, CRM, systèmes de gestion documentaire), grâce à des API flexibles et bien documentées. Cette intégration sans friction permet une adoption rapide et une expérience utilisateur améliorée

Les outils de signature électronique Docoon sont utilisables en mode API, mais aussi via un portail Saas et un automate Windows disponible 24/7. 3 modes de connexion possible pour une mobilité maximum

• Expérience utilisateur optimisée : L’interface de Docoon.sign est intuitive, rendant le processus de signature électronique simple et accessible pour tous les utilisateurs, indépendamment de leur degré de familiarité avec la technologie. La compatibilité multiplateforme assure une expérience utilisateur cohérente sur ordinateurs, smartphones et tablettes

Docoon.sign est une solution intuitive et ergonomique qui concentre vos données dans une seule interface. Signer 1 document électroniquement n’a jamais été aussi simple

• Scalabilité : Docoon.sign est conçue pour évoluer avec votre entreprise, supportant un volume croissant de transactions sans dégradation de la performance. Cette capacité à s’adapter aux besoins changeants de l’entreprise en fait un investissement pérenne

• Coût compétitif : Avec une structure de tarification transparente et sans frais cachés, Docoon.sign offre un excellent rapport qualité-prix. Les entreprises peuvent bénéficier d’une solution de signature électronique avancée tout en maîtrisant leurs coûts opérationnels. La solution Docoon.sign est en moyenne 3 fois moins chère que la concurrence

Choisir un outil de signature dématérialisé ne s’improvise pas. Si vous êtes DAF, votre 1^ère préoccupation concerne la valeur juridique des documents signés. Sachez que le législateur européen a défini 3 niveaux de signature : la signature électronique simple, la signature électronique avancée et la signature électronique qualifiée. Or, la Signature électronique avec Docoon.sign délivre le plus haut niveau de sécurité avec une signature électronique qualifiée à valeur probante qui vous assure de l’identité du signataire par un processus spécifique. La signature électronique garantit aussi l’intégrité du document signé.

Pour le DSI dont la mission est de s’assurer que la solution choisie répond aux besoins des collaborateurs de l’entreprise, la signature par voie électronique Docoon.sign offre une solution intuitive et facile d’accès. Vous souhaitez tester l’outil de signature Docoon.sign ? Pour une démo personnalisée et gratuite avec vos documents, cliquez ici.

(1) eiDAS : electronic IDentification Authentification and trust Services. Il s’agit du règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein des 28 états membres de la communauté européenne.