De nombreuses études démontrent que les entreprises qui ont mis en œuvre la technologie de la signature électronique ont réalisé des gains de productivités importants. Sans exagérer, on peut parler d’une véritable révolution des processus financiers, puisque la signature électronique accélère le traitement des documents nécessaires à la vie économique de l’entreprise : devis, bons de commande, factures, documents administratifs… En résumé, la solution permet aux entreprises d’améliorer l’efficacité globale de leurs opérations financières, et c’est le Directeur Administratif & Financier (DAF) qui se frotte les mains 🙂
1. Un ROI bien supérieur avec l’utilisation de la signature électronique
Tous les DAF vous le diront : tester la signature électronique certifiée, c’est l’adopter ! À cela 2 grandes raisons : le gain de temps procuré par la solution et surtout sa rentabilité. Ainsi, si nous comparons les coûts propres à la signature électronique avec ceux engendrés par la signature physique, le match tourne largement à l’avantage de la première.
Le coût annuel moyen d’utilisation de la signature physique englobe :
- Le coût d’achat et d’utilisation du papier
- Les coûts d’impression : achat des consommables (cartouches d’encre, toners, etc.), maintenance des appareils
- Les coûts d’affranchissement et l’utilisation d’un service professionnel postal, d’autres consommables (enveloppes)
- L’archivage des documents : espace mobilisé, rangement, classeurs …
À comparer avec le coût annuel moyen d’utilisation d’une solution de signature électronique qui comprend plus simplement :
- Le prix de la solution : bien souvent un abonnement au service et la facturation suivant la consommation
- L’utilisation des ressources numériques de l’entreprise amorties dans le temps pour d’autres tâches : PC, tablettes, smartphones et coûts annexes.
Du côté des gains et des bénéfices, la signature électronique l’emporte largement :
- Elle génère des gains de productivité importants, car elle libère du temps pour les collaborateurs qui peuvent se consacrer à des tâches moins chronophages et à plus forte valeur ajoutée
- Des gains financiers sur les économies réalisées en supprimant l’envoi physique
- Des gains dans la performance commerciale : les devis, contrats et factures sont validés plus rapidement, les cycles de signature accélérés, les échéances de paiement respectées
- Amortissement rapide de la solution
2. 7 bénéfices pour choisir la signature électronique
Quels sont les grands bénéfices de la signature électronique, outre les gains de productivité et d’argent que nous venons d’évoquer ?
- Simplicité : les éditeurs et intégrateurs du marché ont bien compris l’importance de concevoir un outil ergonomique et intuitif… Nous y revenons dans le dernier paragraphe.
- Sécurité juridique: l’identité des signataires est authentifiée, l’acte signé considéré comme intègre. La signature électronique est sécurisée, infalsifiable et irrévocable. L’entreprise dispose désormais d’une traçabilité de l’ensemble des opérations effectuées et des documents : les risques de litiges diminuent donc considérablement.
- Meilleure accessibilité des données : accéder aux documents à signer ou signés depuis n’importe où, n’importe quand
- Environnement : la politique RSE, les critères ESG pèsent de plus en plus dans la valorisation des entreprises. Pourquoi se passer d’une solution qui diminue directement les émissions de CO2 ?
- Process maîtrisé : Moins de risque d’erreur humaine dans le processus de signature et de validation. Des notifications sont envoyées lorsque les documents sont signés, permettant un suivi efficace
- Image moderne de l’entreprise vis-à-vis du marché et de ses fournisseurs et clients. Mais aussi l’assurance pour vos futurs partenaires de travailler avec une entreprise innovante et qui ne prend pas la question de la sécurité électronique à la légère…
Enfin, rajoutons un bénéfice et pas des moindres. Les DSI (Directeurs des systèmes d’Information) sont très attachés à la fiabilité et à la robustesse des solutions numériques. Encore plus lorsqu’on parle de courrier électronique qui est l’une des plateformes les plus vulnérables aux cyberattaques. Sur ce point, les prestataires de services numériques doivent respecter le règlement européen eIDAS (eletronic IDentification, Authentification and trust Services) qui crée un cadre juridique clair et décrit pour la signature électronique 3 niveaux de fiabilité. 1) La signature électronique simple – 2) La signature électronique avancée – 3) La signature électronique qualifiée. À vous de choisir le niveau de qualification qui correspond le mieux aux usages et enjeux de vos documents.
Sur ce dernier point, Docoon.sign, la signature électronique de Docoon, propose la solution la plus sécurisée du marché avec des certificats eIDAS qualifiés et un archivage certifié par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).
3. Une intégration rapide au SI
Nous avons parlé de simplicité d’utilisation. La solution Doccon.sign s’intègre en mode SAAS et API au logiciel principal de l’entreprise pour simplifier la vie des utilisateurs. C’est là une de nos marques de fabrique : concevoir des briques technologiques qui s’intègrent aisément aux outils de nos clients et partenaires. Nous y voyons un bénéfice majeur : une expérience client et utilisateur toujours plus satisfaisante. L’argument est loin d’être anecdotique pour un DAF qui doit convaincre son DSI et sa Direction d’investir dans la solution !
La signature électronique est sans doute l’un des outils numériques qui connaît la plus forte progression au sein des entreprises. Il s’agit d’une opportunité réelle pour les acteurs économiques d’accélérer et amplifier l’adoption de nouveaux outils numériques performants et rentables. Elle impacte immédiatement l’activité de l’entreprise, car elle accélère le business, optimise les coûts et permet d’augmenter la productivité. Difficile de faire mieux ! 😉
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