L’explosion de l’utilisation de l’Intelligence Artificielle Générative dans le milieu professionnel présente une opportunité pour gagner en productivité sur des tâches jugées chronophages en même temps qu’elle ouvre de nouvelles possibilités aux cybercriminels. Des outils, dont le plus connu en Europe est ChatGPT, évoluent sans cesse et sont désormais capables de reproduire à l’identique des documents sensibles tels que des factures, des contrats, des pièces d’identité … Des documents numériques qui sont couramment utilisés pour tromper la vigilance d’un destinataire et exercer sur lui un chantage affectif et financier – principe du « phishing » ¹ –
À mesure que l’IA apprend, les risques de reproduction à l’identique de documents et données sensibles devraient exploser. La menace n’est donc pas à prendre à la légère… Heureusement, les entreprises soucieuses de se prémunir contre ces risques ont la possibilité technologique de sauvegarder l’intégrité des documents considérés comme stratégiques.
Mieux même, en adoptant une solution de dématérialisation qui valide la conformité juridique d’un document papier converti au format électronique, elles accélèrent leur processus de digitalisation et archivent dans les règles de l’art leurs documents sensibles grâce à un système d’archivage électronique (SAE).
L’IA, facilitatrice d’arnaque via l’ingénierie sociale
La facilité avec laquelle l’IA permet de produire des documents d’une authenticité trompeuse est une aubaine pour les fraudeurs. Ils utilisent désormais des outils comme les modèles de langage pour créer des factures, des contrats, ou même des documents fiscaux personnalisés et précis. Cela rend l’identification des faux documents plus complexe, d’autant plus que les erreurs mineures autrefois révélatrices peuvent désormais être corrigées par ces technologies.
Autrefois, une expertise technique approfondie était nécessaire pour orchestrer des escroqueries complexes. Aujourd’hui, avec des outils d’IA conviviaux, même des individus avec un niveau de compétence informatique basique peuvent créer des malwares ou des chatbots trompeurs. Cette démocratisation de la cybercriminalité amplifie le risque d’attaques pour toutes les organisations.
Documents d’identité et falsifications ultraréalistes
L’IA permet également de créer des images, vidéos, et sons d’une qualité convaincante. Bientôt, il sera possible de fabriquer des documents d’identité ultraréalistes, complétés de sceaux et d’autres signes officiels d’authentification. On pense bien entendu aux passeports et à l’ensemble des documents demandés par un tiers pour attester son identité.
Ces avancées augmentent les risques d’usurpation d’identité, transformant radicalement les stratégies de vérification de l’authenticité. Face à ces risques, les entreprises peuvent réagir et mettre en place une véritable stratégie de protection de leurs documents les plus sensibles.
La copie fiable : garantir l’intégrité des documents
Pour protéger l’intégrité de leurs documents et éviter toute tentative de reproduction à l’identique, les acteurs économiques peuvent adopter une solution dite de copie fiable. En quoi cela consiste-t-il ?
La copie fiable, contrairement à la copie fidèle, prend en compte les paramètres de durabilité et de conformité juridique du document. Elle peut donc se substituer à l’original papier, une opportunité pour les entreprises d’éliminer la conservation des originaux papiers et de faire un pas de plus dans leur digitalisation. Surtout, depuis le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016, la copie numérique d’un document papier est présumée fiable, sous réserve que tous les moyens adaptés soient employés pour sa création et sa conservation.
→ Les articles 2 et 3 de ce décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 définissent précisément les points à respecter pour valider la conformité du processus de dématérialisation : empreinte électronique, horodatage qualifié, cachet électronique qualifié, signature électronique qualifiée. Ce qui comprend également la conservation des documents dans des conditions propres à éviter toute altération de leur forme ou contenu
Docoon, éditeur de référence français dans le développement de services de confiance numérique, propose justement aux entreprises une solution de copie fiable dont la conformité juridique (intégrité et pérennité) est reconnue, puisqu’elle valide tous les points de conformité qui encadrent le décret du 5 décembre 2016. Docoon propose aux entreprises de dématérialiser tous leurs documents administratifs et confidentiels liés à leur activité (contrats, protocoles d’accord, factures, bulletin de paie, relevés de compte de crédit et de débit, registre des PV d’assemblées et de conseils d’administration …) pour en garantir l’authenticité et l’intégrité.
👉 La copie fiable permet l’inversement de la charge de preuve en cas de litige sur un document, si elle est produite conformément au décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016.
→ Docoon utilise la copie fiable en matière de copie de factures électroniques. Notre solution de dématérialisation fiscale des factures de ventes intègre une Signature eIDAS de niveau RGS **(2 étoiles).
Privilégier un Système d’Archivage Électronique certifié NF 461
À l’ère de l’IA Générative, protéger ses documents contre toute falsification éventuelle est devenu une nécessité, mais que se passe-t-il après ? Les documents doivent être conservés dans le temps avec la même exigence : garantir leur intégrité et plus encore. C’est le niveau de service qu’offre Docoon avec un Archivage électronique conforme à la norme Z42-013 et certifié NF 461.
Attribuée au SAE et non au prestataire, la NF 461 est l’unique certification garantissant qu’un outil respecte les règles qui garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents numériques hébergés sur le long terme. En cas de litige, les documents conservés électroniquement peuvent alors être reçus comme des éléments de preuve.
Il est essentiel pour toute entreprise de reconnaître l’importance cruciale de protéger ses documents sensibles contre les falsifications. Avec l’avènement des outils d’intelligence artificielle, les documents manipulés et reproduits sont de plus en plus sophistiqués. Il n’est plus seulement question de prévenir la fraude ; il s’agit de défendre l’intégrité même de l’information et la réputation de l’entreprise. À l’ère numérique, se doter des meilleurs outils pour éviter la falsification de document ou encore l’usurpation d’identité n’est plus un luxe, mais une nécessité. Soyez prudent en choisissant des solutions de copie fiable, votre entreprise en récoltera les fruits bien au-delà de la simple conformité réglementaire !
→ Découvrez Docoon.Sign, la solution de signature électronique Docoon pour garantir l’intégrité d’un document, authentifier son auteur et apporter si nécessaire la preuve du consentement.
(1) L’hameçonnage (phishing en anglais) est une technique frauduleuse destinée à tromper l’internaute pour l’inciter à communiquer des données personnelles (comptes d’accès, mots de passe…) et/ou bancaires en se faisant passer pour un tiers de confiance
