* Depuis la publication de cet article, Docoon a reçu son immatriculation temporaire en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire par la Direction générale des Finances publiques sous le numéro 19.
Interrogés en fin d’année dernière sur leurs priorités en 2024, les Directeurs financiers ont désigné la gestion du cash et des financements comme leur priorité n°1, loin devant le pilotage de la performance et le management des talents. Une première depuis 5 ans et la publication annuelle de l‘étude PwC/DFCG 1 auprès des Directions financières. Surprenant ? Pas vraiment, dans le sens où la conjoncture est marquée par des aléas géopolitiques et économiques pesants : inflation, coût volatil des matières premières, cybermenaces, tensions sur le marché de l’emploi, conflits géopolitiques, recrutements complexes, modèle économique remis en cause par l’irruption de l’Intelligence Artificielle Générative …
Bref, dans un contexte incertain, les Directeurs Administratifs et Financiers sont tenus de « tenir bon la barre » – entendez la Trésorerie – ; la priorité : faire en sorte que l’entreprise dispose toujours des liquidités nécessaires pour faire face à ses obligations financières. 2e nécessité qui découle de la première : optimiser la trésorerie pour minimiser les risques et assurer la pérennité de l’entreprise.
Alors que certains perçoivent encore la généralisation de la facturation au format électronique comme un énième obstacle décidé d’en haut par une élite technocratique, elle représente au contraire une formidable opportunité pour les DAF quand vient l’heure de répondre en réunion à la sempiternelle question : « Monsieur X, quelle visibilité financière avons-nous sur les prochains mois ? ». On caricature ? À peine … L’utilisation d’un logiciel ou d’une plateforme pour émettre et recevoir des factures au format électronique – comme le permettra rapidement les PDP – assure au DAF et à ses équipes d’avoir une vision instantanée de la trésorerie à tout moment. Vous n’êtes pas convaincu.e ? On vous donne 10 très bonnes raisons pour passer à la facturation électronique et utiliser ses super pouvoirs 
1. Suivi des paiements en direct
L’un des plus grands atouts de la facturation électronique, c’est de connaître en temps réel l’évolution du statut de la facture : reçue, rejetée (pour quelle raison), mise en paiement, payée… Fini les appels interminables pour vérifier si votre client a bien reçu sa facture. Tout est à portée de clic, ce qui vous fait gagner un temps précieux et vous permet de concentrer vos efforts sur le développement de votre entreprise.
2. Prévision de Trésorerie Améliorée
La visibilité en temps réel vous permet de mieux anticiper vos besoins en trésorerie. En sachant quelles factures sont en cours de traitement et quand les paiements sont attendus, vous pouvez prévoir avec précision les flux de trésorerie futurs. Cela vous aide à planifier les dépenses importantes, à investir au bon moment et à éviter les découverts bancaires coûteux.
Pensez-y, les logiciels de facturation permettent de configurer les paramètres relatifs aux dates de facturation. Établissez des factures avec un règlement à réception ou au comptant vis-à-vis de certains de vos clients. Négociez avec vos fournisseurs des délais de paiement à votre avantage avec des factures conformes, contenant toutes les mentions nécessaires à ces délais.
3. Réduction des Retards de Paiement
Avec la facturation électronique, vous pouvez automatiser les rappels de paiement et suivre de près les retards. Cela signifie que vous pouvez agir rapidement pour récupérer les paiements en souffrance, améliorer vos flux de trésorerie et maintenir des relations positives avec vos clients.
Elle répond également au besoin d’optimiser le pilotage financier de l’entreprise, notamment des postes clients et fournisseurs, afin de mieux prévoir et d’anticiper les flux de trésorerie.
4. Optimisation des Processus Internes
L’adoption de la facturation électronique permet d’automatiser une grande partie de votre processus de facturation, réduisant ainsi les erreurs humaines et les retards. Cela signifie moins de temps passé à corriger des erreurs et plus de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Un exemple ? En automatisant vos flux de facturation, vous-même et vos équipes aurez plus de temps pour mettre en place un suivi des indicateurs financiers cruciaux : rentabilité de l’entreprise, trésorerie nette ou fonds de roulement net global.
5. Intégration Facile avec vos Outils Existants
Les solutions de facturation électronique sont conçues pour s’intégrer facilement avec vos systèmes existants, qu’il s’agisse de votre ERP, de votre logiciel de comptabilité ou même de vos outils CRM. Cette intégration fluide permet une transition en douceur vers une gestion de la trésorerie en temps réel sans perturber vos opérations courantes.
Checklist
Cycle vente
(O2C Order To Cash)
La check list du comptable en 5 étapes
6. Sécurité et Conformité
Un autre avantage indéniable de la facturation électronique est la sécurité des transactions. Les solutions modernes de facturation électronique sont équipées de protocoles de sécurité avancés qui protègent les données sensibles. Vous pouvez être sûr que vos informations financières sont sécurisées contre les cybermenaces, tout en restant conformes aux réglementations en vigueur.
À ce stade, on devrait déjà vous avoir incité à numériser vos flux de trésorerie, en premier lieu vos factures. Pourtant, selon une enquête réalisée lors de la Journée de la Facturation Électronique 2024 par OpinionWay, à 2 ans seulement de la mise en application de la facture électronique obligatoire, encore 43% des entreprises sondées continuent à adresser des factures au format papier ! Vous persistez avec l’envoi papier ? Alors voici 4 autres bonnes raisons d’achever de vous convaincre de passer à la facturation électronique :
7. Lenteur et Inefficacité
La facturation papier est, soyons honnêtes, archaïque. Chaque facture doit être imprimée, envoyée par courrier, puis réceptionnée, ouverte, et traitée par votre client. Ce processus prend des jours, voire des semaines. Pendant ce temps, votre trésorerie stagne. Les retards de paiement s’accumulent et vous perdez un temps précieux que vous pourriez consacrer à des tâches plus stratégiques.
8. Risques d’Erreur
Avec la facturation papier, les erreurs sont inévitables. Une faute de frappe, une erreur de montant, un oubli de TVA… Ces petites erreurs peuvent avoir de grandes conséquences. Elles nécessitent des rectifications, des renvois de factures, et encore plus de temps perdu. Sans parler des erreurs de saisie manuelle qui peuvent entraîner des litiges avec vos clients.
9. Coûts Cachés
Les coûts liés à la facturation papier ne se limitent pas au papier et aux timbres. Il faut également compter le temps passé par vos équipes à imprimer, plier, et envoyer les factures, ainsi que le coût du traitement des retours et des relances. En somme, la facturation papier est loin d’être économique.
10. Manque de Traçabilité
Avec des factures papier, suivre l’état de vos paiements est un vrai casse-tête. Avez-vous déjà passé des heures à chercher une facture égarée ? Ou à essayer de comprendre pourquoi un paiement n’est toujours pas arrivé ? Le manque de traçabilité rend le suivi des factures compliqué et peu fiable.
Et chez Docoon, que nous disent nos clients ?
Docoon, éditeur majeur de solutions de confiance numérique et de dématérialisation, développe une offre « experte » de facturation électronique sortante et se positionne naturellement comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) *, immatriculée et certifiée par l’État. Nos clients qui ont mis en place la facturation électronique sans attendre la réforme justifient leur passage à la facturation électronique pour les raisons suivantes :
→ « J’ai un véritable tableau de bord intuitif et ergonomique pour suivre tous les flux de trésorerie de l’entreprise »
→ « J’ai une solution pour tout faire ! Ainsi, je peux aussi bien envoyer mes factures au format électronique que déclencher l’envoi postal des factures pour mes clients qui me le réclament encore ! Ma solution gère à la fois l’email et le courrier pour moi, c’est l’idéal ! »
→ « Grâce à Docoon Invoice, je possède automatiquement un archivage électronique certifié et sécurisé pour mes factures. Je respecte la loi et je peux dormir sur mes 2 oreilles en cas de contrôle fiscal ! »
→ « J’ai désormais une seule interface pour déposer mes factures. Avant, pour certains de mes clients, j’étais obligé de me connecter à un autre portail pour envoyer mes factures. Et des portails différents suivant les process de mes clients ! Quel gain de temps ! »
→ « Je suis bien content de me mettre en conformité dès maintenant et d’anticiper la réforme, hors de question d’attendre le dernier moment pour imposer aux équipes un stress et une charge de travail supplémentaires ! »
→ « Ça donne une image plus moderne de mon entreprise et de ses process ! »
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