Le traitement des factures fournisseurs est souvent perçu comme une tâche fastidieuse et chronophage pour les entreprises. Pourtant, optimiser ce processus constitue un levier essentiel pour améliorer la performance globale de l’entreprise. Entre la gestion manuelle dépassée, les erreurs comptables potentielles et l’arrivée prochaine de la réforme sur la facturation électronique, il devient urgent de moderniser ses pratiques. Comment alors gagner en efficacité sur le traitement des factures fournisseurs ? Décryptage en 3 points essentiels, avant de vous proposer une FAQ sur le sujet.
Factures fournisseurs : pourquoi abandonner le traitement manuel ?
Malgré les évolutions technologiques disponibles, et même si les agents économiques ont beaucoup progressé dans l’automatisation de leurs process comptables, des entreprises persistent encore à saisir manuellement leurs factures fournisseurs. Cette pratique présente cependant plusieurs désavantages majeurs :
❌ Risque élevé d’erreurs humaines : la saisie manuelle des factures fournisseurs est source fréquente d’erreurs. Une faute de frappe, un chiffre inversé ou encore un oubli dans la saisie peuvent rapidement se traduire par des erreurs de paiement ou des incohérences dans la comptabilité fournisseur.
❌ Perte de temps significative : la gestion manuelle implique un temps considérable dédié à des tâches répétitives et sans réelle valeur ajoutée. Les collaborateurs passent du temps à saisir, vérifier et rectifier, ce qui limite leur disponibilité pour des tâches plus stratégiques.
❌ Coût élevé de gestion : La saisie manuelle des factures fournisseurs génère des coûts indirects souvent sous-estimés, liés au temps passé, aux retards de traitement (courrier en retard, plusieurs services traitent et transfèrent l’information), aux pénalités éventuelles pour retard de paiement ou encore aux coûts d’archivage physique.
🔎 En cas de factures impayées, une entreprise s’expose :
- au paiement d’une indemnité pour frais de recouvrement de 40 € ;
- au paiement de pénalités de retard, dont le mode de calcul est précisé dans les conditions générales de vente (CGV) du fournisseur ;
- à des sanctions financières de la part de DGCCRF.
En bref, la gestion manuelle des factures fournisseurs pénalise à la fois la productivité et la rentabilité des entreprises. Il est temps de repenser ces pratiques pour passer à une gestion automatisée et fluide. Les DAF (Directeurs Administratifs & Financiers) sont conscients des enjeux. D’autres raisons auxquelles on pense moins spontanément quand on parle « dématérialisation des factures » les poussent à agir …
Pourquoi maintenir une comptabilité fournisseurs précise et actualisée ?
Une comptabilité fournisseurs sans erreurs et à jour est fondamentale pour plusieurs raisons :
✅ Optimiser la trésorerie : une comptabilité précise permet de mieux anticiper les échéances de paiement, évitant ainsi les pénalités liées aux retards. Elle aide également à négocier de meilleures conditions avec les fournisseurs grâce à un historique fiable et une visibilité claire sur les flux financiers entrants et sortants.
✅ Assurer une bonne relation avec ses fournisseurs : des erreurs récurrentes dans les paiements ou un manque de fiabilité dans la gestion des factures fournisseurs peuvent altérer durablement les relations avec vos fournisseurs. À l’inverse, une gestion rigoureuse contribue à instaurer une confiance mutuelle, bénéfique sur le long terme.
✅ Respecter les obligations légales et fiscales : une comptabilité fournisseurs rigoureuse évite les erreurs de déclaration fiscale, prévient les risques de redressements fiscaux ou de litiges, et assure la conformité permanente de l’entreprise avec les réglementations en vigueur.
Au-delà de la simple anticipation des échéances de paiement, une comptabilité fournisseurs rigoureuse permet une analyse détaillée des flux de trésorerie liés aux achats. En intégrant des outils de gestion comme les tableaux de bord analytiques et les logiciels ERP, et désormais des outils d’analyse prédictive avec l’IA, l’entreprise peut suivre en temps réel les dettes fournisseurs, identifier les pics de dépenses et ajuster ses stratégies de financement. Cette maîtrise fine des flux améliore significativement le fonds de roulement, en évitant les découverts bancaires coûteux et en optimisant l’utilisation des lignes de crédit. C’est d’ailleurs ici une des priorités des DAF en 2025 : « améliorer la précision de leurs modèles de costing afin de mieux comprendre la rentabilité des activités »
→ Sur le sujet lire : Quels sont les enjeux des DAF en 2025 ?
Enfin, une comptabilité fournisseurs actualisée facilite grandement les processus d’audit, qu’ils soient internes ou réalisés par des tiers (experts-comptables, commissaires aux comptes, autorités fiscales). La traçabilité des opérations, la conservation rigoureuse des pièces justificatives et la cohérence des enregistrements comptables assurent une transparence totale. Cela réduit le temps consacré à la préparation des audits et diminue les risques de contestations ou de sanctions, tout en renforçant la crédibilité financière de l’entreprise auprès des partenaires et investisseurs.
Par conséquent, assurer une gestion impeccable des factures fournisseurs est bien plus qu’une simple formalité administrative : c’est un pilier essentiel de la performance financière de toute l’entreprise. Avec l’arrivée prochaine de la réforme de la facturation électronique, dans un premier temps ¹, toutes les entreprises seront dans l’obligation de réceptionner les factures électroniques. Et elles se verront également obligées de les émettre progressivement selon leur taille … C’est pourquoi la réforme de la facturation électronique est une opportunité à saisir pour optimiser la gestion des factures fournisseurs … et clients !
Réforme de la facturation électronique : automatiser les factures fournisseurs/clients
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la dématérialisation des flux de factures entrants et sortants permettra aux entreprises de recevoir, traiter et archiver leurs factures fournisseurs de façon entièrement automatisée et sécurisée. Les factures clients pourront également être émises électroniquement, facilitant ainsi leur suivi et leur encaissement. C’est ce que proposent dès maintenant des acteurs du marché spécialisés dans la dématérialisation des factures. Ces partenaires des entreprises proposent des solutions multi-casquettes : d’un côté, ils peuvent gérer la réception des factures fournisseurs, de l’autre, ils permettent l’émission, le suivi et l’archivage légal pendant 10 ans des factures clients. Le tout de façon automatisée et dans le respect des exigences attendues par l’administration fiscale.
→ Pour en savoir plus et être accompagné dans votre transition vers la facturation électronique, contactez Docoon. Nos experts sont à votre écoute pour répondre à vos questions et vous guider vers une solution sur mesure.
Le passage à la facturation électronique, flux entrant fournisseur et flux sortant client va permettre aux entreprises :
✅ Une réduction drastique des coûts de traitement : en supprimant les étapes manuelles, la dématérialisation des factures réduit considérablement les coûts liés au papier, à l’impression, au stockage physique et au traitement manuel.
✅ Une conformité simplifiée avec la réglementation : la réforme imposera progressivement à toutes les entreprises françaises d’émettre et de recevoir leurs factures électroniquement. Anticiper ce changement dès aujourd’hui, c’est s’assurer une transition fluide et éviter les précipitations de dernière minute.
✅ Gain de temps et amélioration de la productivité : automatiser les flux entrants et sortants permet aux équipes comptables et administratives de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse financière ou l’amélioration continue des processus internes.
Cette réforme est donc une opportunité unique de moderniser durablement la gestion comptable et administrative des entreprises.
FAQ – Traitement des factures fournisseurs
Comment assurer la conformité fiscale des factures fournisseurs reçues ?
Pour garantir la conformité, il est essentiel de vérifier que chaque facture comporte toutes les mentions légales obligatoires (numéro de facture, date d’émission, identité du fournisseur, taux et montant de la TVA, etc.). Un contrôle automatisé via un logiciel de gestion comptable permet de détecter rapidement les anomalies et d’éviter les risques de rejet lors d’un contrôle fiscal.
Combien de temps conserver les factures fournisseurs ?
Les entreprises sont tenues de conserver leurs factures fournisseurs pendant au moins 10 ans, durée obligatoire selon le Code de commerce français.
Quelles sont les étapes clés du processus de validation d’une facture fournisseur ?
Le circuit de validation comprend généralement : la réception de la facture, le rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison, la vérification de la conformité des montants, l’approbation par le responsable concerné, puis l’enregistrement comptable. L’automatisation de ce workflow réduit les risques d’erreurs et accélère le traitement.
Comment gérer les écarts entre facture, bon de commande et bon de livraison ?
Les écarts doivent être identifiés lors du rapprochement des documents. Selon la nature de l’écart (quantitatif, qualitatif, tarifaire), il convient de lancer une procédure de réclamation auprès du fournisseur ou d’effectuer un avoir. Un suivi rigoureux de ces écarts permet d’éviter des paiements indus ou des litiges prolongés.
Quel est l’impact de la dématérialisation des factures sur la gestion comptable ?
La dématérialisation accélère le traitement, réduit les erreurs de saisie, améliore la traçabilité et facilite l’accès aux documents lors des audits. Elle permet aussi de répondre aux exigences légales croissantes en matière de facturation électronique (notamment la réforme de la facturation électronique obligatoire en France à partir de 2026).
Le traitement efficace des factures fournisseurs est un enjeu stratégique qui dépasse largement la simple saisie administrative. Face aux désavantages des méthodes manuelles et à l’importance cruciale d’une comptabilité sans erreurs, il est temps pour les entreprises de profiter pleinement des avantages offerts par la dématérialisation, notamment avec la réforme imminente de la facturation électronique.
→ Docoon, éditeur de référence français dans le développement de services de confiance numérique, développe une offre « experte » de facturation électronique sortante en se positionnant comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), immatriculée et certifiée par l’État ². En 2024, Docoon a intégré Neovacom devenu Docoon.immo, éditeur de solutions de dématérialisation des processus métiers destinés aux acteurs de l’immobilier, à travers Freedz, solution de digitalisation du traitement des factures fournisseurs, comme des factures clients, conforme à la future réglementation sur la facture électronique.
(1) calendrier de la réforme : Au 1er septembre 2026, obligation pour toutes les entreprises de réception des factures électroniques.
Au 1er septembre 2026, obligation pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) d’émettre des factures électroniques.
Au 1er septembre 2027, obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises d’émettre des factures électroniques.
(2) Docoon est officiellement dans la liste des premières Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculées sous réserve par la DGFiP (numéro #0019).
