En pleine transformation numérique, mutation d’ailleurs soutenue et encouragée par le gouvernement, la dématérialisation des documents devient un passage obligé pour les entreprises. Les solutions de dématérialisation offrent de nombreux avantages : supprimer les tâches chronophages à faible valeur ajoutée, réaliser des gains de productivité, assurer la confidentialité des données, rechercher et archiver facilement des documents, limiter les risques de perte de documents confidentiels … C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises versent dans un coffre-fort numérique les documents RH sensibles à leurs salariés, comme la fiche de paie de chaque salarié. Ainsi, 70% des entreprises de plus de 250 salariés distribuent leurs bulletins de paie via cette solution en 2023 ¹.
Les acteurs économiques qui se préparent aujourd’hui au passage à la facturation électronique ont aussi compris l’intérêt de dématérialiser leur process RH. Dans ce cadre, 2 documents RH essentiels peuvent être remis sous forme électronique et permettre aux services des ressources humaines de faire des économies et gagner un temps considérable : le bulletin de paye et le contrat de travail. Ces documents, souvent remis en version papier, se voient ainsi transformés pour une meilleure traçabilité et une gestion simplifiée.
En effet, le service des ressources humaines est le service le plus consommateur de papier au sein d’une entreprise, car il traite : les demandes de congés, les notes de frais, les formulaires d’évaluation, les contrats de travail, les bulletins de salaire… Les dépenses financières liées sont donc particulièrement élevées et le temps passé à gérer les documents se fait au détriment de tâches stratégiques à plus forte valeur ajoutée. C’est pourquoi Docoon propose une solution RH 100% conforme pour la dématérialisation des fiches de paie et des contrats de travail.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation consiste à remplacer les documents au format papier – des salariés et de l’entreprise – par des documents au format électronique, tout en conservant les garanties et les normes exigées par les différentes obligations légales liées au format papier. À terme, le but est de supprimer dans son intégralité l’utilisation de documents papier au profit de documents numériques, mis en commun grâce à des solutions adaptées et conçues pour simplifier la vie des entreprises.
La dématérialisation entre également dans une démarche écologique, car, en supprimant le papier, elle permet de supprimer la pollution et le gaspillage liés à son utilisation (fabrication, destruction…). À l’heure où les entreprises sont challengées sur la RSE (responsabilité sociétale des entreprises), Docoon est le partenaire de confiance des acteurs économiques pour leur permettre de répondre aux enjeux du développement durable. Notre engagement : accompagner les entreprises dans l’intégralité de leur démarche en matière de dématérialisation en garantissant le plus haut niveau de qualité, sécurité et conformité.
Pourquoi dématérialiser les fiches de paie et les contrats de travail ?
Depuis 2009, le Code du travail offre la possibilité à l’employeur de remettre au salarié son bulletin de paie sous format électronique, sous réserve, d’une part que le salarié donne son accord, et d’autre part que la remise s’effectue dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données. La loi Travail El Khomri du 8 août 2016 vient simplifier la procédure : la fiche de paie électronique est désormais la norme et c’est au salarié de se manifester, s’il désire le recevoir au format papier. La loi pose également de nouvelles protections en matière de conservation, de protection et de confidentialité des données.
Plusieurs normes encadrent le passage à la numérisation des documents, afin que les entreprises qui utilisent des solutions de dématérialisation soient dans la légalité la plus totale. De nombreux dispositifs assurent également l’intégrité et la confidentialité absolue des données, lors d’échanges ou d’envois de documents. La solution Docoon by DPii permet d’horodater, signer et d’archiver les fiches de salaire et les contrats -ou tout autre document RH – en répondant à 100% aux obligations légales en vigueur.
Pensez-y : les solutions GED (Gestion Électronique de Documents) que nous développons optimisent le temps de gestion et de recherche des documents, les fichiers et dossiers sont facilement et rapidement accessibles depuis n’importe quelle plateforme. Elles évitent aussi le risque d’égarer les documents, ce qui est important au regard de la loi qui indique que les documents doivent être conservés pendant une durée légale -50 ans pour les bulletins de paie et 10 ans minimum pour les contrats de travail -. Ainsi, selon le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité, la fiche de paie électronique doit être disponible – archivée -, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.
5 bonnes raisons pour dématérialiser les bulletins de paie et les contrats de travail
Si nous prenons l’exemple de la fiche de paie, il existe 5 bonnes raisons de passer à sa dématérialisation :
- Réduire tous les coûts liés à l’utilisation du support papier : suppression des coûts d’impression, de photocopie et de mise sous pli des bulletins de salaire ainsi que les coûts liés aux consommables (encre, papier). Suppression des frais d’envoi (achats des timbres, affranchissement, services associés à la distribution du courrier), mais aussi des frais de classements et d’archivage. Sans oublier le gain d’espace : libération de surface de stockage des archives papier. Adieu donc le bulletin papier !
La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation de leur distribution est un procédé rapide à mettre en place et source d’économies. DAF-Mag (le média référence des DAF) estime ainsi le gain à 13.000 euros par an pour une entreprise de 170 salariés.
- Gains de productivité pour le service RH : l’automatisation de la distribution rendue possible avec le bulletin de paie électronique dégage un temps précieux pour les équipes RH. Ce temps gagné lui permet de se concentrer sur des tâches stratégiques : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), recrutement, entretiens d’évaluation, Qualité de Vie au Travail (QVT), RSE, etc.
- Sécurité, confidentialité et conformité des documents. Nos solutions de dématérialisation évitent les risques de pertes et de destructions des documents originaux. Les fiches de paie sont disponibles et consultables à tout moment. Elles sont archivées 50 ans sur une plateforme accessible depuis son smartphone, son PC ou sa tablette. Vous avez l’assurance de respecter les contraintes légales et juridiques, et aussi d’anticiper des évolutions légales. L’entreprise gagne en efficacité et en traçabilité.
- Valorisation de la marque employeur. En choisissant une solution de dématérialisation, vous améliorez significativement le bilan carbone de l’entreprise. Aux yeux de vos clients/partenaires/candidats à l’embauche, vous bonifiez votre image de marque
- Répondre aux attentes des collaborateurs : l’accélération du numérique et la banalisation du télétravail rend les salariés plus exigeants en matière de service RH, en particulier la génération des « Digital natives ». Le bulletin de paie numérique permet au salarié d’y avoir accès en permanence, dans son coffre-fort électronique, ou via son Compte Personnel d’Activité (CPA).
La dématérialisation des bulletins de paie et des contrats de travail permet de simplifier la gestion, de réduire l’impact écologique tout en respectant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données, grâce à un encadrement et des obligations légales garanties. De plus, chaque salarié bénéficie d’un accès sécurisé à son espace personnel où il peut consulter, télécharger et archiver ses bulletins de paye et contrats. Un chiffre pour contextualiser cette nécessité : chaque année, on estime qu’un salarié échange environ 200 documents papier avec son employeur (bulletins de salaire, demande de congé, livret d’épargne salariale etc.) ! La dématérialisation entre également parfaitement dans la démarche de numérisation des entreprises, souhaitée par le gouvernement. Vous souhaitez connaître nos solutions de dématérialisation ? N’hésitez pas, contactez-nous !
(1) Source : Baromètre de notoriété Digiposte, 2023
