La signature électronique sécurisée est devenue un outil indispensable pour toute entreprise cherchant à optimiser ses processus opérationnels. Offrant à la fois facilité de gestion et conformité eIDAS, elle simplifie les transactions en éliminant le besoin de documents papier et en accélérant les échanges contractuels. Non seulement la signature en ligne économise un temps précieux, mais cela garantit également que les signatures collectées sont légalement reconnues et protégées par des mesures de sécurité avancées. La mise en place de cette solution est étonnamment simple et accessible à tous, démystifiant l’idée qu’une technologie aussi robuste doive être compliquée. Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes pour intégrer facilement la signature électronique dans votre quotidien professionnel, vous montrant qu’il s’agit d’une révolution accessible et bénéfique pour votre gestion documentaire. Faire signer un document avec un certificat numérique à valeur probante n’a jamais été aussi simple 😊
Comment créer une signature électronique ?
La signature électronique permet de signer instantanément, où que l’on soit, la quasi-totalité des actes administratifs ou commerciaux.
Pour créer et faire une signature électronique, rien de plus simple, il suffit de suivre les étapes suivantes :
1/ Choisissez un prestataire de services de signature électronique fiable et conforme aux normes de sécurité.
2/ Créez un compte sur la plateforme de ce prestataire et fournissez les informations nécessaires.
3/ Téléchargez l’application ou accédez à la plateforme en ligne, selon le mode d’utilisation proposé par le service.
4/ Suivez les instructions pour créer une clé de signature unique associée à votre identité.
5/ Une fois la clé générée, vous pourrez l’utiliser pour signer électroniquement des documents.
6/ Pour signer un document, sélectionnez le fichier, appliquez votre signature électronique et suivez les étapes de validation.
Comment signer électroniquement des documents ?
Que vous ayez besoin de parapher un document, d’apposer une signature électronique sur un document Word, ou encore de signer électroniquement un document PDF, les solutions disponibles aujourd’hui permettent d’effectuer ces actions en quelques clics. La signature électronique en ligne prend en charge une variété étendue de formats de fichiers, assurant ainsi une flexibilité totale dans la gestion documentaire. De plus, l’intégration de ces fonctionnalités dans les flux de travail quotidiens est intuitive, permettant à tout utilisateur, quel que soit son niveau de compétence technologique, de sécuriser ses documents légalement et efficacement.
Comment utiliser la signature électronique, exemple avec Docoon.sign
Le Groupe Docoon, éditeur de référence français dans le développement de services de confiance numérique, propose aux entreprises sa solution Docoon.sign, une solution 100% « Made in France » fiable et intuitive. L’envoi de document se fait en 3 grandes étapes :
Étape 1 : Télécharger les documents que vous souhaitez envoyer. Une fois votre compte Docoon.sign créé et votre signature électronique identifiée, vous allez pouvoir très facilement envoyer votre document PDF à faire signer. Il vous suffit de choisir le document à faire signer.
Étape 2 : Choisir les destinataires du document et leurs rôles. Vous pouvez ainsi mettre des destinataires pour simple lecture du document et d’autres avec le statut de signataires. Il est aussi possible de préciser l’ordre de signature si plusieurs signataires sont concernés. La plateforme Docoon.sign vous permet d’ajouter une méthode d’authentification supplémentaire pour augmenter le niveau d’authentification du signataire (ex : code par SMS, carte d’identité ou passeport pour confirmer l’identité du signataire, etc.) ce qui constitue une grande différence avec la signature manuscrite en disposant d’une solution plus sûre.
Étape 3 : Choisir l’emplacement de la signature et envoyer le document. Docoon.sign permet de visualiser aisément un masque de signature. Des champs personnalisables permettent de rajouter des informations que vous jugez nécessaires à faire figurer sur le document en plus de la signature : paraphe, date, lieu, etc. Vous êtes ensuite averti que le contrat a bien été signé par tous les destinataires.
Questions fréquentes
Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
C’est le critère le plus important pour choisir le niveau de conformité et sécurité d’une solution de signature électronique. La solution Docoon.sign fournit une signature eiDAS (1) qualifiée, soit le plus haut niveau de conformité et sécurité du marché pour votre entreprise. Vous bénéficiez d’un service de signature qualifiée avec un certificat de signature électronique à l’appui. Docoon.sign garantit : – l’authenticité de l’émetteur du document ; – l’intégrité du document (le document n’a pas pu être modifié entre sa signature et sa consultation) ; – la preuve si nécessaire du consentement du signataire. Ainsi, en cas de litige, la signature eiDAS apporte la garantie d’une signature valable juridiquement.
Comment mes partenaires signent-ils les documents en ligne ?
Ils reçoivent une invitation par email et consultent le contenu du document depuis leur smartphone, leur tablette ou leur ordinateur. Ils confirment leur consentement suivant le niveau de sécurité que vous avez choisi : du simple lien reçu par email au code de sécurité reçu par SMS. Ils signent et peuvent ensuite télécharger le document signé électroniquement, protégé et garanti.
Avec Docoon.sign, la signature est visible sur le PDF (faisceau de preuves le plus élevé du marché), identifications personnelles destinataires (CNI, passeport, …).
Est-ce que je peux signer tout type de document avec la signature électronique ?
Oui, et ce quel que soit le format du document à signer : signature électronique de PDF ou document Word par exemple. Vous pouvez faire signer : devis, bons de commande, contrats de travail, contrats fournisseurs, ordres de prélèvements, baux immobiliers, contrats de prêts … Vous pouvez signer tous vos documents : attestations, comptes rendus officiels, devis, bons de commande, rapports … Docoon.sign assure une transmission sécurisée pour les documents sensibles : factures, fiches de paie, données médicales, éléments financiers, pièces juridiques, éléments techniques, copies fiables.
Est-ce que mes partenaires qui reçoivent un document à signer doivent aussi être équipés avec Docoon.sign ?
Non. Ils n’ont aucunement besoin de télécharger une application ou de créer un compte. Il leur suffit d’une connexion à Internet sécurisée depuis un smartphone, une tablette ou un PC. Les signataires sont avertis par email que le document a bien été signé et ils peuvent le télécharger à leur tour.
Est-ce que la solution Docoon.sign intègre l’archivage des documents signés ?
Oui. L’archivage électronique est inclus dans la solution. Les documents signés sont conservés selon les normes en vigueur de l’archivage légal pour garantir leur authenticité et leur intégrité
(1) eiDAS : electronic IDentification Authentification and trust Services. Norme européenne de référence qui encadre les transactions électroniques au sein des 28 états membres de la communauté européenne.
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