5 good reasons to digitize pay slips and employment contracts

In the midst of digital transformation, a change that is supported and encouraged by the government, document digitization is becoming a must for businesses. Digitization solutions offer many advantages: eliminating time-consuming tasks with low added value, increasing productivity, ensuring data confidentiality, easily searching for and archiving documents, limiting the risk of losing confidential documents, etc. This is why more and more companies are storing sensitive HR documents, such as employee pay slips, in a digital safe. By 2023, 70% of companies with more than 250 employees will be distributing their pay slips via this solution ¹.

Les acteurs économiques qui se préparent aujourd’hui au passage à la facturation électronique ont aussi compris l’intérêt de dématérialiser leur process RH. Dans ce cadre, 2 documents RH essentiels peuvent être remis sous forme électronique et permettre aux services des ressources humaines de faire des économies et gagner un temps considérable : le bulletin de paye et le contrat de travail. Ces documents, souvent remis en version papier, se voient ainsi transformés pour une meilleure traçabilité et une gestion simplifiée.

The human resources department is the biggest consumer of paper within a company, as it handles: leave requests, expense reports, evaluation forms, employment contracts, pay slips, etc. The associated financial costs are therefore particularly high, and the time spent managing documents is detrimental to more strategic tasks with higher added value. That's why Docoon offers a 100% compliant HR solution for the digitization of pay slips and employment contracts.

What is document digitization?

Digitization involves replacing paper documents—both employee and company documents—with electronic documents, while maintaining the guarantees and standards required by the various legal obligations associated with paper format. Ultimately, the goal is to completely eliminate the use of paper documents in favor of digital documents, shared using solutions designed to simplify business operations.

La dématérialisation entre également dans une démarche écologique, car, en supprimant le papier, elle permet de supprimer la pollution et le gaspillage liés à son utilisation (fabrication, destruction…). À l’heure où les entreprises sont challengées sur la RSE (responsabilité sociétale des entreprises), Docoon est le partenaire de confiance des acteurs économiques pour leur permettre de répondre aux enjeux du développement durable. Notre engagement : accompagner les entreprises dans l’intégralité de leur démarche en matière de dématérialisation en garantissant le plus haut niveau de qualité, sécurité et conformité.

Why digitize pay slips and employment contracts?

Since 2009, the Labor Code has allowed employers to provide employees with their pay slips in electronic format, provided that the employee gives their consent and that the pay slips are provided under conditions that guarantee the integrity and confidentiality of the data. The El Khomri Labor Law of August 8, 2016, simplifies the procedure: electronic pay slips are now the norm, and it is up to the employee to request a paper copy if they wish to receive one. The law also establishes new protections for data storage, protection, and confidentiality .

Several standards govern the transition to document digitization, ensuring that companies using paperless solutions are fully compliant with the law. Numerous measures also ensure the integrity and absolute confidentiality of data when exchanging or sending documents. The Docoon by DPii solution allows you to time-stamp, sign, and archive pay slips and contracts—or any other HR document—while fully complying with current legal requirements.

Pensez-y : les solutions GED (Gestion Électronique de Documents) que nous développons optimisent le temps de gestion et de recherche des documents, les fichiers et dossiers sont facilement et rapidement accessibles depuis n’importe quelle plateforme. Elles évitent aussi le risque d’égarer les documents, ce qui est important au regard de la loi qui indique que les documents doivent être conservés pendant une durée légale -50 ans pour les bulletins de paie et 10 ans minimum pour les contrats de travail -. Ainsi, selon le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie et à leur accessibilité dans le cadre du compte personnel d’activité, la fiche de paie électronique doit être disponible – archivée -, soit pendant une durée de 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

5 good reasons to go paperless with pay slips and employment contracts

Si nous prenons l’exemple de la fiche de paie, il existe 5 bonnes raisons de passer à sa dématérialisation :

• Réduire tous les coûts liés à l’utilisation du support papier : suppression des coûts d’impression, de photocopie et de mise sous pli des bulletins de salaire ainsi que les coûts liés aux consommables (encre, papier). Suppression des frais d’envoi (achats des timbres, affranchissement, services associés à la distribution du courrier), mais aussi des frais de classements et d’archivage. Sans oublier le gain d’espace : libération de surface de stockage des archives papier. Adieu donc le bulletin papier !

💡 La dématérialisation des bulletins de paie et l’automatisation de leur distribution est un procédé rapide à mettre en place et source d’économies. DAF-Mag (le média référence des DAF) estime ainsi le gain à 13.000 euros par an pour une entreprise de 170 salariés.

• Gains de productivité pour le service RH : l’automatisation de la distribution rendue possible avec le bulletin de paie électronique dégage un temps précieux pour les équipes RH. Ce temps gagné lui permet de se concentrer sur des tâches stratégiques : Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC), recrutement, entretiens d’évaluation, Qualité de Vie au Travail (QVT), RSE, etc.
• Sécurité, confidentialité et conformité des documents. Nos solutions de dématérialisation évitent les risques de pertes et de destructions des documents originaux. Les fiches de paie sont disponibles et consultables à tout moment. Elles sont archivées 50 ans sur une plateforme accessible depuis son smartphone, son PC ou sa tablette. Vous avez l’assurance de respecter les contraintes légales et juridiques, et aussi d’anticiper des évolutions légales. L’entreprise gagne en efficacité et en traçabilité.
• Valorisation de la marque employeur. En choisissant une solution de dématérialisation, vous améliorez significativement le bilan carbone de l’entreprise. Aux yeux de vos clients/partenaires/candidats à l’embauche, vous bonifiez votre image de marque.
• Répondre aux attentes des collaborateurs : l’accélération du numérique et la banalisation du télétravail rend les salariés plus exigeants en matière de service RH, en particulier la génération des « Digital natives ». Le bulletin de paie numérique permet au salarié d’y avoir accès en permanence, dans son coffre-fort électronique, ou via son Compte Personnel d’Activité (CPA).

La dématérialisation des bulletins de paie et des contrats de travail permet de simplifier la gestion, de réduire l’impact écologique tout en respectant la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données, grâce à un encadrement et des obligations légales garanties. De plus, chaque salarié bénéficie d’un accès sécurisé à son espace personnel où il peut consulter, télécharger et archiver ses bulletins de paye et contrats. Un chiffre pour contextualiser cette nécessité : chaque année, on estime qu’un salarié échange environ 200 documents papier avec son employeur (bulletins de salaire, demande de congé, livret d’épargne salariale etc.) ! La dématérialisation entre également parfaitement dans la démarche de numérisation des entreprises, souhaitée par le gouvernement. Vous souhaitez connaître nos solutions de dématérialisation ? N’hésitez pas, contactez-nous !