« En avançant pas à pas – cartographie, données, modèles, choix PA, tests, conduite du changement, pilotage – vous transformez un chantier anxiogène en projet structurant qui modernise votre gestion financière. » – Alban Giroux – Directeur Conformité chez Docoon.
À quelques mois de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, beaucoup de DAF et DSI repoussent encore le chantier, pensant avoir le temps ou trouvant le choix de Plateforme Agréée trop flou. Or, mieux vaut ne pas attendre !
Alban Giroux, Directeur Conformité chez Docoon, pilote la conformité réglementaire de la Plateforme Agréée Docoon depuis plusieurs années. Expert des services de confiance numérique, il accompagne éditeurs, intégrateurs et entreprises dans leur transition vers la facturation électronique.
Alban, beaucoup de DAF et DSI de PME se disent qu’ils ont encore le temps pour la réforme. Quelle est la première erreur à éviter ?
Alban Giroux : la pire erreur, pour un DAF ou un DSI de PME, ce n’est plus de « mal préparer » la réforme, c’est de ne pas la lancer du tout. La bonne nouvelle, c’est qu’en découpant le chantier en étapes claires, le passage à la facturation électronique devient un projet maîtrisable… et utile pour toute l’organisation.
Par où faut-il commencer concrètement ?
A.G. : Avant de parler outils ou Plateforme Agréée, il faut cartographier vos flux. Listez vos flux de ventes et d’achats : B2B en France, B2C, international, filiales, sous-traitants. Identifiez les canaux utilisés : papier, PDF par email, portails clients/fournisseurs, EDI, etc. Recensez les outils impliqués : ERP, logiciel de facturation, gestion commerciale, outils métiers, trésorerie. L’objectif est simple : savoir qui émet quoi, vers qui, avec quel volume, et dans quel outil. Cette cartographie vous permet de prioriser les chantiers et d’éviter les mauvaises surprises.
Et les données clients/fournisseurs ? Beaucoup d’entreprises ont des fichiers qui ne sont pas forcément à jour …
A.G. : Sans données fiables sur vos clients et fournisseurs, la facturation électronique devient vite un casse-tête. Concentrez-vous sur 2 éléments clés ; s’agit-il d’un professionnel ou non, indispensable pour le e-reporting ; pour un professionnel le SIREN, bien présent et correct. Lancez une campagne de mise à jour : extraction depuis l’ERP, nettoyage, complétion, validation par les équipes ADV, compta, commerce.
Plus vos fichiers tiers sont propres, plus la mise en œuvre avec une PA sera fluide. D’ailleurs, sur ce point, vérifiez que votre fiche client est capable de gérer plusieurs adresses de facturation électronique. Par adresse de facturation électronique, on entend une adresse reliée à un code SIREN.
Les modèles de factures, ça change quoi pour une PME ?
A.G. : La réforme impose de nouvelles mentions obligatoires et des formats structurés. Adaptez vos modèles maintenant. Vérifiez toutes les mentions légales classiques, ajoutez les nouvelles mentions obligatoires (bien ou services, adresse de facturation électronique), et testez la capacité de votre outil à générer Factur-X, UBL ou CII. L’enjeu, c’est d’éviter les rejets par la PA, mais aussi de normaliser vos factures pour simplifier les contrôles internes et les rapprochements comptables.
Ayez en tête que même si la plateforme gère l’essentiel, il faut à ce stade, prévoir du temps pour normaliser les factures, en particulier pour ce qui concerne le cycle de vente. Ce dernier est toujours plus long à mettre en place. Chez Docoon, nous accompagnons nos clients sur cette phase en fonction des cas d’usage, elle est importante.
Le choix de la Plateforme Agréée, là où beaucoup bloquent… Comment y voir clair ?
A.G. : Le marché semble flou quand on n’a pas creusé. Posez des critères concrets : statut réglementaire (agrément définitif *), capacité d’intégration (connecteurs ERP, API), périmètre fonctionnel (factures clients/fournisseurs, statuts, e-reporting), support projet, scalabilité. Sélectionnez 2-3 acteurs, demandez des démos, échangez avec eux… puis tranchez. Rester en attente « parce que le marché bouge » fait surtout perdre des mois précieux.
3 conseils fondamentaux à ce stade : 1) Assurez-vous que la PA que vous allez choisir répond bien à tous les cas d’usage que vous aurez identifiés en amont. Je pense notamment à des cas spécifiques comme l’auto-facturation ou les mandats de facturation. 2) Choisissez un éditeur de logiciel capable de s’interfacer au « port USB de la réforme », la norme XP Z12-013. C’est un standard clé qui assure une communication fluide entre vos systèmes d’information et la Plateformes Agréées (PA) que vous aurez choisie. 3) Choisissez une PA proposant un archivage 10 ans si possible conforme à la norme Z 42-013. La Plateforme Agrée Docoon permet précisément à nos clients d’interfacer leur SI dans le cadre de cette norme, c’est essentiel.
*Sur le sujet, lire : Docoon définitivement immatriculé par la DGFiP : pourquoi cela change-t-il la donne ?
Faut-il tout lancer d’un coup ou commencer petit ?
A.G. : Résistez au big bang. Procédez par « Quick Wins ». Lancez un pilote bien cadré : un site, une BU, un panel de clients/fournisseurs représentatifs. Testez end-to-end : création facture, envoi PA, réception client, suivi statuts, intégration comptable. Mesurez les délais, taux de rejet, charge de travail, incidents. Documentez tout. Cette phase vous donne une base solide pour ajuster et rassurer les équipes avant le déploiement général.
La conduite du changement, c’est souvent le talon d’Achille…
A.G. : La réforme touche finance, achats, commerce, opérations. Sans accompagnement, vous risquez blocages et retours aux vieilles habitudes. Informez tôt sur les enjeux : conformité, gain de temps, meilleure trésorerie. Formez par rôle : ADV, compta, achats, DSI. Fournissez guides, FAQ, vidéos courtes. Nommez des référents métier dans chaque équipe. L’objectif : chacun comprend ce qui change pour lui et sait où trouver de l’aide.
Une fois en place, on peut oublier le sujet ?
A.G. : Non. La facturation électronique devient un levier de pilotage. Suivez vos KPI : DSO, DPO, délais validation, taux rejets, litiges. Identifiez les goulets d’étranglement. Exploitez les données pour mieux négocier avec clients/fournisseurs. Anticipez les évolutions réglementaires via la veille de votre PA. À ce stade, la réforme n’est plus de la conformité. C’est un outil pour fiabiliser la trésorerie, sécuriser le cycle fournisseur et libérer du temps pour l’analyse. D’ailleurs, si vous allez passer du temps pour mettre en conformité le cycle vente, ne négligez pas le cycle achat : c’est une occasion de gagner en productivité !
Votre message final aux DAF/DSI/Dirigeants qui hésitent encore ?
A.G. : Pour un DAF /DSI ou Dirigeant qui pense avoir « encore le temps », le vrai risque est de se retrouver en urgence, à subir les décisions. En avançant pas à pas – cartographie, données, modèles, choix PA, tests, conduite du changement, pilotage – vous transformez un chantier anxiogène en projet structurant qui modernise votre gestion financière. Sur tous ces points, Docoon est le partenaire idéal pour vous accompagner à chaque étape avec une équipe projet dédiée, dont un Customer Success Manager qui s’assure que votre projet devienne une réussite.
Merci, Alban, d’avoir répondu clairement à nos questions pour aider les décideurs à y voir plus clair et arbitrer leur choix.
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