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Facturation électronique

Tout savoir sur la facturation électronique : Docoon vous aide à passer le cap

Le législateur a fixé pour 2024 l’obligation pour les entreprises de recevoir et émettre une facturation électronique pour chaque transaction réalisée entre elles. Pour vous y préparer, sachez que Docoon se positionne comme future Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée et certifiée par l’État. En clair, Docoon a déjà mis en place une solution dématérialisée en règle avec les standards exigés par l’Etat pour permettre aux entreprises de recourir à la facturation électronique à compter du 1er janvier 2024. Quelles sont les dates essentielles de cette réforme à connaître ? Nous faisons le point pour vous permettre d’y voir clair…

   1. La facturation électronique : ce que prévoit la loi

Pour commencer, le législateur a exclu du champ d’application de la loi les factures émises ou reçues par un assujetti non établi en France. Le passage à la facturation électronique poursuit plusieurs objectifs, dont le principal est le renforcement de la compétitivité des entreprises grâce à l’allègement de la charge administrative. Cette obligation permettra aussi à l’administration fiscale de mieux contrôler les déclarations des entreprises en matière de TVA, grâce à un pré-remplissage des déclarations.

Il est important de savoir que la facturation électronique ou e-invoicing qui met fin aux factures papier entre entreprises et pour les opérations domestiques s’accompagnera d’un « e-reporting ». Transmis à l’administration fiscale, ce dernier permettra de retracer fidèlement l’activité économique d’ensemble d’une entreprise en incluant les opérations de vente et de prestation de services avec des particuliers (BtoC), – on pense évidemment au commerce de détail – ou des transactions avec des agents économiques établis à l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires …).

Pour déposer et recevoir des factures électroniques, les entreprises devront utiliser les services de plateformes dématérialisées et privées, mais dûment immatriculées auprès de l’administration et régulièrement auditées. C’est le cas de Docoon, qui en tant qu’expert de la digitalisation et de la dématérialisation des documents, propose déjà à ses clients une solution complète de dématérialisation des factures.

   2.  Facturation électronique : calendrier d’application et format

Rassurez-vous, l’État prévoit une mise en route progressive de la facturation électronique, qui tient compte de plusieurs critères, le plus important étant la taille de votre entreprise. Retenez la chronologie suivante :

  • L’État français a fixé la période du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026pour généraliser la facturation électronique dans les transactions B2B.
  • Les grandes entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques à compter du 1er juillet 2024
  • Puis, ce sera au tour des ETI à compter du 1er janvier 2025
  • Enfin, aux PME et micro-entreprises à compter du 1er janvier 2026.

Concrètement, à partir du 1er janvier 2026, les factures papiers ne seront plus autorisées pour toutes les factures B2B et B2C. Exit le format PDF qui disparaîtra au profit des formats structurés. Ce qui va pousser les DAF et DSI à s’adapter à de nouvelles normes en matière de format. C’est pourquoi Le législateur conseille fortement aux entreprises d’adopter un format de facturation structuré ou hybride (standard Factur-X).

Dans les 2 cas, les entreprises vont devoir enrichir leurs bases de données clients et fournisseurs avec des données obligatoires : lors de la 1ère vague de déploiement, pas moins d’une vingtaine de mentions obligatoires (données ou blocs de données) devront être transmises à l’administration fiscale. Notre conseil : ne tardez pas ! Car certaines ne sont pas prévues par le Code général des impôts.

   3. Docoon votre partenaire pour anticiper la facturation électronique

Pour éviter d’enfermer l’entreprise dans un carcan trop restrictif, l’État laisse la possibilité aux entreprises de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de leur choix, qui peut être différente de celle de leur fournisseur et/ou client. Au vu des conséquences en matière de paramétrage des systèmes informatiques et comptables, les entreprises ont tout intérêt à mettre en route dès maintenant le chantier de la facturation électronique. Chez Docoon, nous sommes prêts à vous accompagner dès maintenant pour un déploiement rapide et disponible en 24/7 en mode Saas.

Le choix du partenaire et d’une solution logicielle fiable est essentiel et se prépare… Pour éviter aux entreprises des dépenses non maîtrisées dans le choix d’une solution fiable qui s’adapte à chaque couple client-fournisseur – c’est souvent le client donneur d’ordre qui fixe ses standards -, sachez que l’Union européenne a créé la norme EN16931. Pour les entreprises qui la suivent, elle permet de réduire les coûts de gestion de projet et de mutualiser leurs investissements informatiques.

Si vous faites le choix d’émettre et recevoir des factures structurées ou hybrides, les éditeurs de logiciel, comme Docoon, répondront aux problématiques de format et de réseau d’échange. Pour autant, il vous appartiendra de vérifier quelques points au moment de choisir votre prestataire, et notamment :

  • Veiller à ce que la solution soit simple d’utilisation pour l’ensemble des collaborateurs
  • S’assurer des formats de facture supportés
  • Connaître la puissance de la solution en termes de partenaires économiques qui peuvent être directement atteints, ou alors par interopérabilité (2 systèmes compatibles dans l’échange des données structurées)
  • Veiller à ce que la solution choisie respecte la réglementation en cours et celle à venir
  • Vérifier que la solution sera bien immatriculée auprès de l’administration en tant que Plateforme Dématérialisée Partenaire. Mais aussi connectée au Portail Public de Facturation (ChorusPro).
  • S’assurer que la solution choisie respecte l’archivage sécurisé
  • Être vigilant sur la légitimité des destinataires des factures
  • S’assurer de la confidentialité des échanges entre 2 prestataires de services

Docoon, via sa solution Docoon by DPii, propose une solution dématérialisée qui respecte tous ces points. Nos équipes ont œuvré pour vous permettre d’intégrer une solution garantissant le plus haut niveau de qualité, sécurité et conformité. Alors n’hésitez pas à nous contacter, un expert saura répondre à vos questions pour préparer et mettre en route ce chantier stratégique.

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