Dirigeants, managers et cadres, la signature électronique peut vous faire gagner un temps précieux dans votre activité quotidienne, alors pourquoi vous en passez ? Docoon, éditeur majeur de solutions de confiance numérique et de dématérialisation en France, fournit au meilleur coût une solution de confiance qui authentifie le signataire, prouve qu’il a bien signé le document, et fige ce dernier afin d’empêcher toute altération ultérieure.
1. Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est un dispositif mécanique certifié et légal qui sert à authentifier en version numérique et de manière officielle, l’auteur d’une signature sur un document PDF. C’est un peu l’équivalent de notre signature manuscrite, directement intégrée dans l’ordinateur. Apparue dans le droit français en l’an 2000, elle porte la notion d’engagement juridique à un autre niveau. L’article 1316-4 du Code Civil admet l’écrit électronique comme preuve au même titre que le papier.
En apposant une signature électronique certifiée sur l’un de vos documents PDF, vous sécurisez et légalisez sa valeur de la même façon qu’en y déposant une signature manuscrite, mais de manière plus sécurisée.
2. Qui utilise la signature électronique ?
La signature électronique est déjà partout ! Par exemple, lors d’un achat, lorsque vous devez vous authentifier à l’aide d’un code reçu par SMS, vous utilisez une signature électronique : votre code est unique, le saisir signifie que vous consentez à l’action qui en découle et vous identifie automatiquement. Dans ce cas, une erreur d’identité est impossible.
Dans le monde professionnel, la signature électronique certifiée est utilisée pour signer en automatique : des factures, des bulletins de salaires, des contrats, des baux de location… Les documents PDF sont récupérés à la source, traités (horodatés et signés électroniquement), transmis puis archivés légalement. La signature “fige” les documents dans le temps pendant toute la durée légale de leur archivage. Ils ne peuvent pas être modifiés.
3. Les bénéfices de la signature électronique
L’utilisation de la signature électronique permet de réduire un certain nombre de frais : l’impression des documents (encre, papier), l’affranchissement postal, et les déplacements… CEO, DG, DAF : vous réfléchissez à mettre en place une véritable politique RSE dans votre groupe/entreprise ? La signature électronique est un levier écologique important pour votre entreprise, en l’utilisant, vous allez :
- Réduire l’empreinte carbone de votre organisation : fini l’envoi du courrier par La Poste (impression des documents) et la consommation d’essence, mais aussi tous les déplacements pour poster ou aller chercher des contrats
- Consommer moins de papier : entre l’impression du document, son scan, son envoi électronique, et la répétition de ces étapes pour le signer et le renvoyer… Faites un geste écologique et gagnez du temps sur des tâches chronophages !
Vous êtes un DAF/Dir Co/Resp. Jur. ? La signature électronique est une opportunité pour :
- Réduire les délais de signature des contrats et accélérer/augmenter le taux de conversion des affaires grâce à la rapidité de transmission de la signature électronique
- Mesurer les gains financiers par la réduction des coûts opérationnels : gestion du papier, des impressions, des déplacements, du stockage & archivage
- Augmenter la productivité pour toutes les fonctions support de l’entreprise et ses clients. Grâce à l’automatisation de la signature électronique, vous économisez du temps pour vous concentrer sur des tâches qui ont une réelle valeur ajoutée, vos clients aussi !
- Disposer d’une garantie juridique : Conformité juridique eIDAS (1) qualifiée et valeur probatoire identique à l’original papier
La solution Docoon by DPii permet de respecter les constantes juridiques édictées par la France et l’Europe, soit l’identité, l’intégrité et la pérennité des documents PDF signés. Ainsi, avec notre solution, vous disposez en cas de litige auprès d’un tribunal, d’un faisceau de preuves incontestables : la garantie de l’identité et de l’intégrité du document, le consentement volontaire de l’interlocuteur avec une validation par code (en cas de signature de contrat), et la traçabilité complète du cycle de vie du document (archivage conforme Z42-013).
4. La solution Docoon by DPii : un niveau de sécurité maximal
Le saviez-vous ? Les textes européens délivrent 3 niveaux de certification pour la signature électronique :
- Niveau 1 : La certification de l’identité d’un signataire ne nécessite que la validation de son adresse email. Le niveau d’authentification est faible.
- Niveau 2 : L’identité du signataire est attestée par l’utilisation de papiers officiels (CNI, passeport, numéro SIRET…) et la récupération par exemple d’un code via son numéro de portable pour qualifier son identité. Le niveau d’authentification est fort.
- Niveau 3 : La signature électronique est conservée sur un support physique, type clé USB ou sur un matériel dédié validé par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) de type HSM (matériel de haute sécurité), assurant un niveau de sécurité très fort.
La solution Docoon by DPii répond à l’exigence la plus forte des textes européens. Elle signe les documents PDF en respect du RGS (2) via un HSM (matériel de haute sécurité) dès la récupération du document PDF, afin de garantir l’identité de l’émetteur et l’intégrité du document (PDF non modifiable).
Vous souhaitez en savoir davantage ?
Nos experts sont à votre disposition pour analyser vos besoins et découvrir notre solution dédiée à la signature électronique avec le plus haut niveau de sécurité. Consultez-nous !
(1) Le règlement eIDAS s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques. Il vise à établir un cadre d’interopérabilité pour les différents systèmes mis en place au sein des États membres afin de promouvoir le développement d’un marché de la confiance numérique.
(2) RGS : Référentiel général de sécurité (RGS). Il a pour objet le renforcement de la confiance des usagers dans les services électroniques mis à disposition par les autorités administratives et s’impose ainsi à elles comme un cadre contraignant tout en étant adaptable et adapté aux enjeux et besoins de tout type d’autorité administrative.
