En tant que comptable ou Directeur Financier, la situation a sans doute déjà dû vous arriver, et dans le flux d’actions à gérer au quotidien, elle est particulièrement pénible : passer des heures à chercher une facture ou un contrat spécifique ! Fouiller dans des boîtes d’archives ou encore dans un logiciel archaïque qui ne vous propose pas un menu de recherche pour trouver instantanément ce document dont vous avez tant besoin, c’est énervant et frustrant … Une autre question vous taraude : avec le développement de la dématérialisation, de plus en plus de documents sont produits : comptabilités, factures, contrats… De fait, comment s’assurer que vos documents conservent leur valeur authentique et puissent servir de preuves, en cas de contrôle fiscal par exemple ? Fort heureusement, une solution existe pour répondre à la fois à vos besoins d’organisation et aux exigences de sécurité et légalité : l’archivage électronique à valeur probante.
Archivage à valeur probante, de quoi parle-t-on ?
Introduit par l’arrêté du 22 mars 2017, l’archivage à valeur probante permet l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents électroniques. Adieu donc le support papier. Oui, mais vous vous en doutez, outre le fait de dématérialiser vos documents papiers pour les stocker facilement et un certain temps, avec tous les avantages induits, l’archivage à valeur probante signifie que vos documents conservés peuvent faire office de preuve : ils sont considérés comme authentiques et possèdent une valeur légale.
Pour bénéficier d’un système d’archivage électronique (SAE) à valeur probante au sens de l’administration fiscale, l’entreprise doit respecter 3 critères :
- L’authenticité : la provenance du document doit être déterminée. Concrètement, l’auteur de chaque document doit être clairement identifiable, à l’aide d’une signature par exemple, ou une empreinte électronique unique. Si votre document fait apparaître la date et l’heure exactes de la création ou de la réception du document, c’est encore mieux ! C’est ce qu’on appelle l’horodatage.
- L’intégrité : la non-altération des informations contenues dans le document doit être garantie, grâce encore à l’horodatage, à la signature ou à l’empreinte numérique
- L’intelligibilité : le document doit être lisible et compréhensible par tous, quel que soit son format : PDF, XM, … Il convient donc de s’assurer que votre solution est capable de lire et d’afficher des formats plus complexes que le PDF et sans manipulations complexes.
💡 La norme NF Z 42-013 régit précisément les exigences en matière d’archivage numérique légal. Elle détaille les obligations légales des systèmes d’archivage électronique à valeur probante.
Archivage à valeur probante, tous les bénéfices
Vous, en tant que comptable chevronné, savez à quel point l’organisation et la gestion des documents sont essentielles pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Les piles de factures, les contrats à vérifier, les notes de frais à approuver. Tout cela peut rapidement devenir un cauchemar logistique. Imaginez un monde où tout cela est simplifié grâce à une solution électronique d’archivage à valeur probante …
Voici pourquoi cette innovation pourrait bien devenir votre nouvelle meilleure amie au bureau :
- Gain de temps énorme
Adieu les heures passées à fouiller dans des classeurs poussiéreux à la recherche d’une facture spécifique. Avec une solution d’archivage électronique, vous avez tout à portée de clic. Les documents sont indexés et facilement accessibles grâce à des mots-clés, des dates ou des catégories. Besoin d’un contrat signé il y a 3 ans ? Quelques clics et le voilà devant vous, prêt à être consulté ou partagé.
- Sécurité et conformité renforcées
Les solutions d’archivage électronique à valeur probante sont conçues pour garantir l’intégrité et l’authenticité des documents. Cela signifie que chaque document archivé est protégé contre les altérations et que son origine peut être vérifiée à tout moment. En tant que comptable, vous êtes bien conscient des exigences légales en matière de conservation des documents. Une solution d’archivage à valeur probante assure que vous respectez les réglementations, évitant ainsi les amendes et les problèmes juridiques.
- Réduction des Coûts
Pensez à tout l’argent dépensé en papier, en encre, en espaces de stockage physique, sans oublier le temps des employés consacré à la gestion manuelle des documents. Avec une solution d’archivage électronique, ces coûts disparaissent pratiquement. Plus besoin de payer pour des espaces de stockage supplémentaires ou de passer des heures à gérer des documents papier. Les économies réalisées peuvent être réinvesties dans des projets plus stratégiques pour l’entreprise.
- Amélioration de l’Efficacité Opérationnelle
L’archivage électronique rationalise vos processus de travail. Les documents sont facilement accessibles par les membres de l’équipe autorisés, peu importe où ils se trouvent. Plus besoin d’attendre que le document physique soit disponible. Cette accessibilité immédiate permet de prendre des décisions plus rapidement et d’améliorer la réactivité de votre service comptable.
- Sauvegarde et Récupération facilitées
Imaginez un instant que votre bureau subisse un incendie ou une inondation. Les documents physiques peuvent être détruits en un instant, entraînant des pertes irréparables. Avec une solution d’archivage électronique, vos documents sont stockés de manière sécurisée dans le cloud ou sur des serveurs protégés. En cas de sinistre, vous pouvez récupérer vos documents rapidement et continuer à travailler sans interruption majeure.
- Collaboration améliorée
Les solutions d’archivage électronique permettent une collaboration fluide entre les différents services de l’entreprise. Par exemple, les factures peuvent être partagées et approuvées par les différents responsables sans avoir besoin de les imprimer et de les distribuer manuellement. Tout se fait en ligne, en temps réel, ce qui accélère les processus et réduit les risques d’erreurs.
7. Traçabilité et Transparence
Avec une solution d’archivage électronique à valeur probante, chaque action effectuée sur un document est tracée. Vous pouvez voir qui a accédé à quel document, quand et quelles modifications ont été apportées. Cette traçabilité est essentielle pour les audits et permet de maintenir une transparence totale dans la gestion des documents.
8. Écologie et Durabilité
Adopter une solution d’archivage électronique, c’est aller plus loin dans votre démarche RSE et faire un geste pour la planète. Moins de papier, c’est moins d’arbres abattus et moins de déchets. En tant qu’entreprise, vous montrez également votre engagement en faveur de pratiques durables, ce qui peut améliorer votre image auprès des clients et des partenaires.
Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Rappelons que selon la réglementation fiscale en vigueur, le délai de conservation des documents est de 6 ans. Cependant, selon la réglementation commerciale, les documents comptables doivent être conservés 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce). En pratique, le délai de conservation d’une facture est donc de 10 ans.💡
- Documents comptables :
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
- Documents fiscaux :
| Impôt sur le revenu (IR) et sur les sociétés (IS) | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA : Taxe sur la valeur ajoutée et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance, etc.) | 6 ans |
- Documents sociaux :
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
- Documents RH :
| Bulletin de paie (double papier ou électronique) | 5 ans |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
💡Rappelons que selon la réglementation fiscale en vigueur, le délai de conservation des documents est de 6 ans. Cependant, selon la réglementation commerciale, les documents comptables doivent être conservés 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce). En pratique, le délai de conservation d’une facture est donc de 10 ans.
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