La PDP : votre meilleure alliée dans le cadre de la réforme de la facturation électronique

Cher.e DAF (Directeur Administratif & Financier), il y a quelques mois, le législateur a décidé de laisser plus de temps ⁽¹⁾ aux acteurs économiques pour préparer le passage à la facturation électronique. Vous êtes les acteurs de 1^er plan concernés par ce défi… Selon l’étude récente « The State of Automation in Finance » ⁽²⁾ , vous êtes  « 60 % à rechercher une solution technologique conforme à la réforme, et parmi vous, 27 % envisagent de s’abonner à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), tandis que 7 % déclarent préférer passer par le portail public de facturation (PPF). » Une PDP ne se contente pas de faciliter cette transition, elle l’optimise. Imaginez un accompagnement sur mesure, une conformité assurée et un gain de temps considérable. Laissez-nous vous montrer pourquoi une PDP n’est pas seulement une option, mais un partenaire fiable et indispensable pour votre entreprise !

1. Pourquoi choisir une PDP quand on est DAF ?

Une PDP est un service qui facilite la dématérialisation des factures, tant en émission qu’en réception. Elle conseille sur les meilleures pratiques et veille au respect des échéances clés, rendant la transition vers la conformité plus aisée et moins chronophage. La PDP assure que tous les formats de factures sont conformes aux exigences du Portail Public de Facturation, garantissant ainsi que votre entreprise reste en conformité et protégée contre d’éventuelles sanctions. En outre, elle prend en charge les obligations relatives au e-reporting, soulageant ainsi les DAF d’un poids administratif considérable.

Nous voyons 3 points cruciaux qui font d’une PDP un partenaire idéal dans le cadre de la réforme de la facturation électronique :

• Un expert de la digitalisation pour vous accompagner : La PDP agit comme un partenaire stratégique pour les DAF, en offrant un accompagnement personnalisé pour dématérialiser des factures. Elle fournit des conseils experts sur les pratiques optimales et rappelle les échéances importantes pour assurer une transition en douceur

• Conformité : En alignant les formats de facturation avec les normes du Portail Public, la PDP assure la conformité et protège l’entreprise contre les sanctions

• Automatisation des tâches : Les obligations de reporting électronique sont gérées efficacement par la PDP, libérant les DAF des tâches administratives complexes et chronophages et leur permettant ainsi de se concentrer sur des initiatives stratégiques. La dématérialisation fiscale n’est plus vécue comme une tâche rébarbative et complexe

2. Pourquoi choisir une PDP plutôt que le PPF ?

Si de plus en plus d’entreprises envisagent d’utiliser les services d’une PDP pour dématérialiser leurs factures dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, il y a une bonne raison. Et le 1^er argument avancé, à juste titre, est les gage de conformité qu’apporte une Plateforme de Dématérialisation Partenaire.

Pourquoi ? Les opérateurs homologués PDP par l’État doivent répondre à un cahier des charges drastique, assurant ainsi le plus haut niveau de conformité et sécurité aux entreprises dans le processus de facturation électronique. Autrement dit, l’État attribue un label d’excellence aux opérateurs capables d’assurer une conformité totale avec les réglementations locales et européennes en matière de facturation électronique. L’homologation par l’État garantit que la PDP respecte les standards de sécurité, de confidentialité et de conformité nécessaires pour traiter des factures dématérialisées. Pour les DAF qui sont soumis à des exigences de conformité de plus en plus nombreuses et contraignantes, c’est l’assurance de s’appuyer sur des opérateurs qui présentent un niveau de conformité et sécurité inégalé.

Rappelons ainsi que dans les prérequis pour être homologué PDP, les candidats doivent être certifiés ISO 27001 et par conséquent héberger les services sur un cloud souverain (SecNumCloud). L’ISO 27001 est une norme de sécurité de l’information reconnue au niveau international qui garantit que l’entreprise a mis en place un système de management de la sécurité de l’information pérenne et s’engage à l’améliorer continuellement. L’accréditation est obtenue pour 3 ans et l’entreprise est auditée tous les ans… Un travail de fond est nécessaire, puisque l’obtention de la norme ISO 27001 engage l’ensemble de l’organisation d’une entreprise sur des aspects RH, juridiques, et de contractualisation.

Élaboré par l’ANSSI (L’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information), le référentiel SecNumCloud est un label de sécurité attribué aux fournisseurs de services cloud qui respectent des exigences spécifiques en matière de sécurité, d’indépendance vis-à-vis des législations extra territoriales et de résilience. Et là encore, son obtention nécessite un gros investissement interne avec un important travail de documentation des process et de segmentation du réseau.

3. Autres services majeurs délivrés par une PDP

Outre la garantie de garantir le plus haut niveau de conformité et sécurité, les PDP apportent à leurs usagers d’autres services déterminants :

• Les PDP pourront recevoir et envoyer des factures à des entreprises non assujetties à la TVA, ce qui concerne par exemple les professions libérales, les syndics de copropriété, holdings, associations non assujetties à la TVA …

• Les PDP vont faciliter la gestion des flux internationaux en inscrivant les entreprises dans un annuaire public et mondial. Concrètement, les entreprises françaises pourront recevoir des factures d’entreprises étrangères via le réseau international PEPPOL. Très naturellement, les PDP devraient être en mesure dans un avenir proche de transmettre des flux à l’international grâce à la Directive VIDA (« TVA à l’ère numérique »). Cette Directive va fortement influencer et pousser la généralisation progressive de l’e-invoicing au niveau européen et mondial

• Les PDP seront en mesure dans un avenir proche de gérer la dématérialisation d’autres flux documentaires, comme les bons de livraison, les bons de commande, etc. 

• Les PDP vont faciliter la gestion des entreprises qui échangent déjà entre elles des documents électroniques comme les factures ou les bons de commande dans le format EDI (Échange de Données Informatisé). La PDP sera chargée de convertir le flux propriétaire pour l’envoyer à l’administration

En intégrant les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) dans le processus de facturation électronique, les sociétés améliorent leur gestion documentaire et permettent au DAF de gagner un temps considérable. C’est aussi et surtout la garantie pour ces derniers d’être accompagnés par des opérateurs labellisés par l’État qui garantissent le plus haut niveau de sécurité, conformité et fiabilité dans le cadre d’application de la réforme de la facture électronique. Pensez-y, une PDP facilite l’identification des partenaires fiables, qui respectent leurs engagements de paiement, grâce à des processus automatisés. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) soutient l’adoption de ces systèmes privés agréés, offrant aux entreprises la liberté de sélectionner leurs fournisseurs tout en garantissant une gestion efficace des divers formats de factures. En résumé, ces plateformes représentent la solution privilégiée pour une gestion documentaire avancée 😊

Pour en savoir plus sur la réforme, téléchargez nos Livres blancs sur la réforme : https://docoon.com/livre-blanc-facturation-electronique/

(1) Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à 2026.

(2) Étude « The State of Automation in Finance 2023 : Le DAF, moteur de changement en période de résilience » réalisée par Yooz, auprès de plus de 1.500 directeurs financiers, sponsorisée par Mazars et la DFCG, association des dirigeants financiers.