« Nous avons choisi Docoon pour le parfait équilibre entre qualité de service et prix, la valeur de la proposition commerciale que nous avons reçue, et la qualité des échanges que nous avons eus avec les équipes techniques. »
Outre diffuser de l’information économique et statistique et assurer une veille réglementaire, le Comité Professionnel du Pétrole (CPDP) fournit des services informatiques mutualisés à la profession pétrolière (grandes majors et indépendants du pétrole, centrales d’achat de la grande distribution). DPii Télécom, puis Docoon (*), est devenu un partenaire fiable et engagé auprès du CPDP. Thierry Couturier, responsable informatique AS400 pour le CPDP, nous explique le rôle de Docoon dans cette relation.
Bonjour Thierry Couturier, pouvez-vous nous expliquer les missions du CPDP et votre rôle ?
Thierry Couturier : Le CPDP est une association Loi 1901 créée par les pétroliers en 1950. À l’origine fondé pour l’étude des marchés pétroliers et la collecte des données de vente et de consommation des produits raffinés, le CDDP est depuis 1999 centre serveur pour toute la profession pétrolière.
En 1998, à l’initiative des Majors pétrolières, le CPDP a pris en charge la gestion d’un recueil de codification visant à construire un langage unique, quels que soient les systèmes informatiques utilisés. Encore en service aujourd’hui, cette codification permet à tous les distributeurs pétroliers français d’échanger des bons de commande pour l’enlèvement de produits sur tous les dépôts pétroliers de l’hexagone. Ce recueil permet la codification des repreneurs, des raffineries, des dépôts, des produits et de tout autre paramètre nécessaire à l’achat vente des produits pétroliers.
J’ai rejoint l’équipe du CPDP en 2004 et réécrit tous les outils et services existants pour mettre en place un système d’échange résilient, surveillé, monitoré et qui permet aujourd’hui de comptabiliser jusqu’à 25.000 transferts de fichiers par jour.
Le CPDP propose à ses adhérents, le Service Approvisionnement Pétrolier dit SAP. Il permet aux sociétés pétrolières, majors, grandes surfaces ou plus petits indépendants en région d’envoyer des commandes à tous les dépôts pétroliers français dans un langage normalisé en vue de l’approvisionnement de leurs stations-service ou autres réseaux de distribution.
Le Service Approvisionnement pétrolier consiste en deux grandes étapes. Le traitement des commandes qui, toutes les 10 min, les envoie aux dépôts, et le traitement des réalisations qui, toutes les 30 minutes, transmet les données de chargement et de stock aux distributeurs.
Quand avez-vous commencé à travailler avec Docoon ?
T.C. : En 2017, le CPDP a complété ses prestations d’un outil permettant la dématérialisation de factures entre pétroliers appelé DEFACTIP (Dématérialisation des Factures de l’Industrie Pétrolière).
Pour des raisons de confidentialité et de discrétion imposées par nos adhérents, il n’était pas possible pour le CPDP d’avoir la charge de la transformation et de l’archivage des factures.
Très vite, le besoin d’un tiers de confiance s’est imposé à nous. Nous avons lancé un appel d’offres avec un cahier des charges rigoureux.
Nous avions besoin d’un prestataire spécialisé en dématérialisation, transformation et archivage sur 10 ans des factures échangées. DOCOON a été sélectionné.
Grâce à DEFACTIP, les vendeurs de produits pétroliers peuvent émettre des factures dans un langage normalisé, que toute la profession pétrolière française peut comprendre. À la réception de ces factures, le CPDP opère 200 points de contrôle assurant aux clients recevant ces factures que celles-ci sont parfaitement conformes au cahier des charges qui leur est imposé et qu’elles respectent expressément la norme DEFACTIP.
Chaque facture reçue d’un fournisseur est, parallèlement à sa distribution, envoyée à DOCOON qui transforme le fichier reçu dans le format EDI en une facture dans format PDF lisible par l’homme. Les documents au format EDI et PDF sont archivés 10 ans dans les coffres-forts du fournisseur et du client.
DOCOON est le tiers de confiance du CPDP et par extension, tiers de confiance des sociétés pétrolières utilisatrices de DEFACTIP.
DOCOON a été sollicité en 2021 pour l’application d’une évolution des factures consistant en l’introduction du RIB fournisseur sur le « Pied de facture », et en 2022 pour une évolution plus complexe, l’introduction de la formule de calcul du prix sur les lignes « Article ». Docoon a livré ces évolutions très rapidement et mis à disposition un environnement de tests parfaitement opérationnel et permis aux utilisateurs de tester l’adaptation de leurs ERP à ces évolutions.
Qu’est-ce qui vous a amené à choisir Docoon, à l’époque DPii Télécom ?
T.C. : L’équilibre entre le service et le prix proposés par DOCOON l’a emporté sur les propositions de la concurrence. La qualité des échanges interpersonnels, et la réactivité des équipes techniques et du support nous ont confortés dans le choix que nous avions fait.
Qu’en est-il de la réforme de la facture électronique, vous êtes directement concerné ?
T.C. : Docoon a été proactif sur le sujet en nous informant de cette évolution dès octobre 2022. Il fallait, pour nous, comprendre et assimiler les attendus de l’administration fiscale et envisager l’évolution de DEFACTIP, notamment dans la transmission des factures aux clients qui ne pourrait plus se faire comme nous le faisions, à savoir directement du CPDP, lui-même OD (Opérateur de Démat), vers les clients, puisque l’administration impose leur transfert via une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Docoon s’inscrivant comme future PDP, il nous a semblé évident de travailler sur le sujet avec eux.
Nous avons maintenant établi la ROAD-MAP 2023 visant à la mise en conformité de DEFACTIP avec la réforme de la facture électronique. Tous les schémas d’évolution des flux ont été dessinés.
Fournisseurs comme clients, tous les utilisateurs de DEFACTIP ont été convaincus par les ajustements à faire sur l’outil.
L’interopérabilité entre les PDP permettra aux fournisseurs-utilisateurs de DEFACTIP, d’émettre des factures vers le CPDP, dans le format DEFACTIP, à un panel beaucoup plus large de clients. Ces factures seront mises au format Factur-X par DOCOON, déposées sur le portail public et envoyées aux PDP des clients destinataires.
De la même manière, les clients-utilisateurs de DEFACTIP pourront demander à DOCOON de transformer dans le format DEFACTIP, des factures reçues dans le format Factur-X, de fournisseurs n’utilisant pas DEFACTIP.
Qu’appréciez-vous dans la relation avec Docoon ?
T.C. : J’ai toujours eu d’excellentes relations avec mes contacts des équipes DPii puis DOCOON, tant avec le service commercial qu’avec les équipes techniques. Le support technique répond toujours très vite et très bien à nos sollicitations. Je peux souligner la qualité du support apporté, l’efficacité des solutions proposées et le respect des délais de résolution.
Thierry Couturier, je vous remercie pour l’ensemble de ces explications.
* Depuis septembre 2022, Docoon est la nouvelle entité qui rassemble le groupe Odyssey Messaging (spécialiste de la communication multicanal), et ses marques DPii Télécom et Docoon, respectivement spécialistes de la dématérialisation et de la signature électronique.
