Nous interviewons aujourd’hui Sophie ZICHE, Directrice Administrative et Financière du Groupe SALPA (Société Alsacienne de Participations Agro-alimentaires). Le groupe a mis en place au printemps dernier pour le compte de ses filiales la solution Docoon Invoice, afin que ces dernières puissent envoyer des factures dématérialisées à leurs clients. Nous revenons avec elle sur la mise en place de l’outil et ce qu’il apporte au Groupe SALPA.
Bonjour Sophie, pouvez-vous présenter succinctement le Groupe SALPA ?
Sophie ZICHE : SALPA est un groupe de PME industrielles dans les métiers du chocolat, du thé, du café et de la noisette. Le Groupe SALPA est notamment la maison mère de Comptoir Français du Thé. En tant que Holding, SALPA a en charge les fonctions administratives support (comptabilité, juridique, RH, informatique).
Quelle était votre problématique initiale ? Comment faisiez-vous avant ?
S.Z. : La problématique initiale était de dématérialiser l’envoi des factures clients pour l’ensemble des sociétés du groupe qui auparavant étaient imprimées et postées. Nous avons fait ce choix pour des gains de productivité évidents, mais aussi pour limiter la consommation de papier et supprimer les frais liés à l’impression et l’envoi. Nous répondons aussi à une attente forte du marché et de nos clients. La digitalisation est en marche, nous ne pouvions pas rester à quai.
Il y a aussi un point important qui a motivé notre décision. La dématérialisation des factures nous permet d’optimiser des tâches à faible valeur ajoutée et libère ainsi du temps aux collaborateurs pour se concentrer sur d’autres sujets.
Quelle a été votre démarche pour trouver le bon outil ?
S.Z. : Nous avons eu une démarche d’appel d’offres à partir d’un cahier des charges défini par les fonctions support et métier de l’entreprise. Nous sélectionnons ensuite 2 à 3 prestataires, ce qui nous permet d’affiner notre cahier des charges, et nos besoins en fonction des solutions techniques et fonctionnelles proposées par les prestataires.
Pourquoi avez-vous choisi Docoon ?
S.Z. : Plusieurs raisons nous ont poussés à retenir Docoon. Tout d’abord, nous cherchions un prestataire capable de s’interfacer à notre ERP actuel fourni par l’éditeur DIVALTO. Docoon, déjà partenaire de DIVALTO, nous a proposé une solution facilement interfaçable. Ensuite, la solution proposée par Docoon – Docoon Invoice – permet de gérer l’envoi de factures dématérialisées avec un seul point d’accès pour l’ensemble des sociétés du Groupe SALPA, nous gagnons du temps et nous pouvons traiter un volume important de factures. Enfin, Docoon Invoice présente un rapport qualité/prix compétitif qui inclut un archivage légal et sécurisé des factures sur 10 ans. Pour résumer, je dirais la simplicité d’utilisation avec un bon rapport fonctionnalités proposées/prix.
Comment s’est passé le déploiement de la solution ?
S.Z. : Il faut toujours un temps d’adaptation au départ pour prendre en main l’outil et régler les différents paramètres, ce qui est commun à toutes les mises en place de logiciels. De ce côté-là, le service support de Docoon s’est montré réactif pour répondre à nos questions. Nous sommes dans la construction d’un partenariat avec des équipes professionnelles qui ont su nous assister dans les différentes étapes du projet. Docoon va nous permettre de traiter annuellement 30.000 factures.
Un partenaire externe est-il intervenu dans la mise en place de l’outil ?
S.Z. : Non. Nous avons bien collaboré avec Docoon, notamment pour harmoniser les paramètres nécessaires pour l’ensemble des sociétés du Groupe SALPA ; car je le répète, le critère de gestion multisociété que rend possible la plateforme est important pour nous.
Nous devons encore progresser sur la possibilité qui nous est donnée de mettre à disposition des factures sur un portail client. C’est un plus, puisqu’il permet aux sociétés clientes du Groupe SALPA de retrouver elles-mêmes leurs factures, pour une plus grande autonomie. C’est un gain de temps puisqu’avant, nous devions rechercher une facture à la demande de nos clients … la réimprimer et leur renvoyer. Par conséquent, nous avons gagné en fluidité au niveau de l’ADV sur la demande des renvois de factures. L’outil est ergonomique, intuitif et transparent pour les utilisateurs de l’ADV, quelques heures de formation suffisent.
Avez-vous d’autres projets de dématérialisation ?
S.Z. : Pour le moment, non. Mais il est assez évident que, selon nos besoins, nous n’hésiterons pas à solliciter Docoon. C’est rassurant de savoir que Docoon a obtenu les certifications requises pour être immatriculé PDP ¹.
Merci de nous avoir accordé cet entretien Sophie.
(1) Docoon a reçu son immatriculation temporaire en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire par la Direction générale des Finances publiques sous le numéro 19.
