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Ces derniers mois, nous avons organisé plusieurs webinaires sur le thème “La facturation électronique : Horizon 2024, enjeux et bénéfices” durant lesquels Alban GIROUX, Directeur Produit chez Docoon, membre expert de la FNFE (Forum National de la Facture Electronique), et Victor DELANCRAY, Directeur Commercial également chez Docoon sont intervenus pour expliquer les grandes lignes de la réforme, les enjeux et les meilleures pratiques pour la mise en place de systèmes de facturation électronique.
Si vous n’avez pas pu participer à ces événements en ligne, nous reprenons ci-dessous les questions les plus fréquemment posées durant ces webinaires avec les réponses de nos experts. Retrouvez des questions que vous vous posez certainement …
Quand connaîtra-t-on les entreprises immatriculées comme PDP ?
En tant que candidat à l’immatriculation PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire), Docoon a été retenue par l’administration fiscale pour faire partie d’une phase pilote. Durant celle-ci, les acteurs de la réforme de la facturation électronique – PDP candidates, opérateurs de dématérialisation (OD) et entreprises – expérimentent les différents circuits de la facturation électronique, les cas d’usage et les fonctionnalités du Portail Public de Facturation (PPF), y compris les flux e-reporting. Les candidats retenus pour faire partie de cette phase pilote et dont fait partie Docoon, sont de sérieux prétendants pour être prochainement immatriculés PDP.
Le format de facturation électronique est-il déjà connu ?
Oui. 3 formats seront acceptés : le format FACTUR X (format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF), le format C2I (Cross Industry Invoice), et le format UBL (Universal Business Language). Précisons qu’il s’agit de formats « vivants », c’est-à-dire évolutifs et capables d’intégrer des extensions. Par exemple, une extension du format CDII permet déjà de gérer des multi-commandes dans une seule facture, la référence de la commande figurera dans la ligne de facture. Aujourd’hui, ces 3 formats répondent à l’ensemble des cas d’usages.
Docoon, en tant que future PDP, sait déjà générer ces formats conformes et extensions. C’est pourquoi certains de nos clients et partenaires savent déjà quasiment générer ces flux.
Une TPE a-t-elle l’obligation d’émettre une facture électronique dès 2024 ? *
Non. Dans le calendrier fixé par le législateur, les TPE doivent être en mesure d’émettre des factures électroniques conformes à la réforme de la facturation électronique à compter du 1er janvier 2026. En revanche, elles doivent pouvoir réceptionner des factures électroniques de grandes entreprises au 1er juillet 2024.
À cette date, une TPE qui n’aura effectué aucune démarche pour se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique recevra ses factures sur le Portail Public de Facturation (PPF). L’entreprise devra alors accepter ou refuser la facture et aura l’obligation d’indiquer son règlement le cas échéant.
[(*) La DGFIP a annoncé dans un communiqué de presse le 28 juillet 2023 le report sine die de la date de mise en œuvre de la réforme. Cette date sera définie dans le cadre des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024. Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, l’amendement n°I-5395 déposé le 17 octobre 2023 par le gouvernement reporte la généralisation, qui s’appliquera en 2 temps à partir de 2026 :PHASE 1 : à compter du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises en réception et pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire en émission
PHASE 2 : à compter du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.]
Quel serait l’intérêt de travailler avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, plutôt qu’avec un Opérateur de Dématérialisation ?
Tout d’abord, la conformité. Le cahier des charges très strict que doit respecter un Opérateur de Dématérialisation pour devenir Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un gage de sécurité.
Au vu du volume considérable d’entreprises et des interlocuteurs habilités à recevoir des factures qui seront inscrits sur le Portail Public de Facturation dans un laps de temps très court, nous avons peu de visibilité sur les délais et la complexité de l’inscription. Contrairement à un OD, une PDP pourra inscrire directement une entreprise à l’annuaire officiel sans passer par le portail public. Les PDP pourront ainsi déléguer la vérification de l’identité à des tiers (expert-comptable, banque, etc.) et faciliter l’inscription des millions d’entreprises assujetties à la TVA.
Enfin, les entreprises passant par les services d’une PDP pourront à l’avenir échanger d’autres flux comme les bons de commande.
Une entreprise peut-elle s’inscrire par ses propres moyens sur l’annuaire officiel ?
Il faut savoir que toutes les entreprises seront inscrites par défaut sur le Portail Public de Facturation. Si elles ne se manifestent pas, il leur faudra dans un 1er temps créer un ou plusieurs comptes utilisateur pour récupérer des factures, ce qui nécessite une vérification d’identité. Une fois les identités confirmées et les comptes créés, l’entreprise est libre de déterminer les services dont elle souhaite bénéficier.
Si l’entreprise choisit de collaborer avec une Plateforme de Dématérialisation Partenaire, elle simplifie ses démarches, puisque c’est la PDP qui l’inscrira directement sur l’annuaire. C’est aussi la PDP qui crée et programme les services dont aura besoin l’entreprise dans l’annuaire, sans passer par le Portail Public de Facturation.
Quelle différence y a-t-il entre Chorus Pro (le Portail Public de Facturation) et une future PDP comme Docoon ?
Cette question revient à faire le choix entre passer en direct par le PPF ou travailler avec une PDP. Outre l’aspect essentiel de conformité, faire appel aux services d’une PDP évite de reconfigurer, chaque année, le compte technique de l’entreprise avec un nouveau mot de passe. Encore une fois, nous avons peu de visibilité sur l’ergonomie qu’offrira le PPF à ses utilisateurs.
Si mon ERP est en mesure d’émettre et recevoir des factures dans les formats attendus par la réforme de la facturation électronique, puis-je communiquer directement avec le PPF ?
Très difficilement, et c’est là tout l’enjeu de la réforme. À mesure que le volume de factures achat/vente devient conséquent, le process devient très compliqué. Si vous passez manuellement par le PPF, vous allez perdre un temps considérable. La réforme donne précisément l’opportunité d’automatiser au maximum l’ensemble des flux de facturation.
Aujourd’hui, les principaux éditeurs d’outils de facturation décident de s’appuyer sur une PDP, en complément de leur possibilité de proposer un service d’OD.
Selon votre expérience, quels sont les temps estimatifs pour chaque étape à passer pour les cycles Order To Cash (ODC) et Purchase To Pay (P2P) ?
Tout dépend de votre système d’information et de votre éditeur. Soit vous travaillez avec éditeur proactif qui aura anticipé la Réforme, le temps passé sera alors très faible. Soit vous travaillez avec un éditeur comme SAP par exemple, dont on sait qu’il gèrera en dernière minute un fichier FACTUR X… Visez une intégration complète de la réforme de la facturation électronique intégrée à votre ERP.
Est-ce qu’à partir de 2026 toutes les factures seront accessibles sur le PPF, et comment la sécurité de l’environnement va-t-elle être assurée ?
Seules les factures BtoB des entreprises assujetties à la TVA en France seront accessibles, ce qui exclut le BtoC et le BtoB des entreprises non assujetties à la TVA française. En tant que future PDP, nous espérons que le PPF aura les mêmes exigences en matière de sécurité et résilience.
Comment les PDP vont-elles communiquer entre elles ?
On parle d’interopérabilité entre PDP. Pour interagir entre elles, les PDP s’appuieront sur le réseau international Peppol. C’est un réseau hautement sécurisé, car il utilise des protocoles et des formats de documents standardisés, au cas où le PPF serait défaillant.
Connaît-on déjà le format attendu pour le e-reporting afin que les ERP puissent s’interfacer avec la future PDP Docoon ?
Oui, nous connaissons déjà les données requises, mais l’Etat n’a pas encore mis à disposition les interfaces de programmation (API) du e-reporting. Docoon anticipe et a déjà commencé à concevoir des prototypes API pour ses partenaires intégrateurs. Ces derniers pourront alors commencer la partie développement, puis nous réaliserons l’interfaçage dès que les API seront disponibles au niveau de la DGFiP.
Docoon propose-t-il un service qui permet de contrôler la TVA en lien avec le e-reporting ?
Il s’agit de réconcilier la déclaration de TVA avec la pré-déclaration. Il faut comprendre que les déclarations préremplies seront complètes à partir de 2026, lorsque l’ensemble des acteurs aura commencé à alimenter le système. Dès à présent, nous savons qu’il y aura des écarts, par exemple concernant les escomptes, qui ne seront pas pris en compte dans les déclarations préremplies. Il s’agit d’un véritable choix de gouvernance posé aux autorités fiscales. Docoon travaille déjà sur ce sujet avec ses clients…
Docoon héberge-t-elle déjà des données dans un datacenter SecNumCloud ? (condition parmi d’autres pour être immatriculé PDP)
Oui. Docoon a commencé la migration d’une partie de son datacenter vers un hébergeur SecNumCloud. Nous sommes parmi les premiers acteurs futures PDP à avoir démarré ce chantier.
Toutes les sociétés sont-elles concernées par le e-reporting ?
Absolument, avec pour obligation de suivre le calendrier officiel fixé par le législateur qui prévoit plusieurs phases de déploiement selon la taille et le chiffre d’affaires des entreprises (2024/2025/2026).
En complément de sa future prestation de PDP, Docoon propose-t-elle un accompagnement en amont de type AMOA pour la mise en place de l’e-invoicing et e-reporting ?
Oui. Aujourd’hui une cinquantaine de distributeurs proposent les solutions Docoon sur le marché français et européen. La partie conduite de projet est gérée par ces distributeurs pour les comptes de taille moyenne ; Docoon accompagnant en direct les grands comptes (grandes entreprises et ETI).
Quel sera le format en réception sur la future PDP Docoon ?
En tant que future PDP, nous aurons l’obligation de gérer les 3 formats autorisés : FACTUR X , CD2I et UBL. Nous préconisons fortement à nos clients l’utilisation du format FACTUR X.
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