Le saviez-vous ? La signature électronique figure en bonne place pour devenir l’outil de confiance numérique le plus répandu. Selon une étude de l’entreprise Markess by Exaegis (2021), une société d’études et de conseil de référence sur le numérique en France, d’ici la fin de cette année, 87% des entreprises seront équipées de la signature électronique (vs. 57% en 2021). Si vous n’avez pas encore sauté le pas, mais réfléchissez sérieusement à équiper votre entreprise de la signature électronique, vous n’aurez plus de raison valable de reporter un investissement gagnant à la lecture de cet article. Signature électronique : Docoon vous dit tout !
1. La signature électronique : quels sont les bénéfices ?
Depuis l’épisode Covid, les entreprises ont accéléré leur transformation numérique. Les consommateurs de produits et solutions cherchent un parcours digital rapide, fluide et sécurisé. Les organisations ont par conséquent fait évoluer leurs outils pour être capables de digitaliser tout ou partie de leur relation client.
Dans le même temps, elles s’équipent pour permettre à leurs collaborateurs de gagner en productivité, grâce à des outils simples et efficaces, comme la signature électronique. Vos commerciaux ont-ils encore du temps à perdre pour faire signer au client tel contrat ou tel autre avenant ? Certainement pas quand il existe des solutions adaptées et sécurisées 😊. Voici quelques exemples (la liste n’est pas exhaustive) de situations dans lesquelles vos collaborateurs vont réellement apprécier la signature électronique pour ne plus vouloir sans passer à terme :
- Service commercial : signature des accords commerciaux (contrats de prestation de services, bons de commande), contrat de partenariat, notification de renouvellement, souscription à un service en ligne, etc.
- Service des Ressources humaines : promesse d’embauche, contrat d’embauche, arrêts maladie, fiches de paie, notes de frais, solde de tout compte, accord de confidentialité, charte de télétravail, documents pour l’onboarding, etc.
Alors que la signature électronique était réservée il y a encore quelques années aux secteurs de la banque et de l’assurance, les entreprises utilisent aujourd’hui cet outil pour économiser du temps et fluidifier leurs relations avec leurs partenaires, fournisseurs et clients. Que diriez-vous à un client vous réclamant de signer électroniquement un contrat de commandes dématérialisé si vous n’êtes pas équipé ?
2. Signature électronique : 8 grands bénéfices
Le cadre posé, voyons maintenant tous les bénéfices que votre entreprise et ses clients peuvent retirer de la signature électronique :
- Gain de Temps :
Rapidité de signature : Plus besoin d’attendre que le document soit envoyé, reçu, signé, puis renvoyé. Tout se fait en quelques clics.
Automatisation des processus : Les outils de signature électronique peuvent être intégrés à d’autres systèmes, permettant une automatisation des flux.
Réduction des délais de validation : Délais de signature de contrat et de documents considérablement réduits. Les décisions peuvent être prises plus rapidement, ce qui est essentiel dans un environnement commercial compétitif.
- Réduction des Coûts :
Économies matérielles : Moins de papier, d’encre, d’équipement d’impression et de frais postaux.
Réduction des coûts de stockage : Moins d’espace nécessaire pour stocker des documents physiques.
Augmentation de la productivité : Les collaborateurs passent moins de temps à gérer la paperasse, ce qui permet de se concentrer sur des tâches plus productives.
- Sécurité Renforcée :
Cryptage avancé : Les documents signés électroniquement sont souvent cryptés, garantissant leur confidentialité.
Authentification : Les outils de signature électronique utilisent des méthodes d’authentification pour s’assurer que la bonne personne signe le document.
Traçabilité : Chaque signature est accompagnée d’un horodatage et d’un journal d’audit, offrant une transparence totale.
- Accessibilité :
Signature à distance : Les partenaires et clients à l’étranger peuvent signer des documents sans délai.
Compatibilité multiplateforme : La plupart des outils de signature électronique sont accessibles via des ordinateurs, des tablettes et des smartphones.
- Respect de l’Environnement :
Réduction de l’empreinte carbone : Moins d’impression et d’envois postaux signifient moins d’émissions de CO2.
Image éco-responsable : Adopter des solutions électroniques renforce l’image d’une entreprise soucieuse de l’environnement et engagée dans une démarche RSE.
- Intégration Facile :
Compatibilité avec les systèmes existants : Les outils de signature électronique peuvent souvent être intégrés à des systèmes de gestion de documents, des CRM, et d’autres logiciels d’entreprise.
APIs et SDKs disponibles : Pour les entreprises ayant des besoins spécifiques, des APIs sont souvent disponibles pour personnaliser l’intégration.
- Conformité Légale :
Reconnaissance juridique : Dans de nombreux pays, les signatures électroniques sont juridiquement reconnues et offrent une preuve solide en cas de litige.
Respect des normes : Conformité juridique eIDAS 1 qualifiée et valeur probatoire identique à l’original papier.
- Optimisation des Flux de Travail :
Réduction des erreurs : Moins de risque d’erreur humaine dans le processus de signature et de validation.
Notifications en temps réel : Les outils de signature électronique peuvent envoyer des notifications lorsque les documents sont signés, permettant un suivi efficace.
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(1) eIDAS : La réglementation eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services) est le règlement commun aux 28 états membres de la communauté européenne portant sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques.
